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Eine Verfahrensdokumentation nach GoBD dient zum Nachweis, dass die Anforderungen des HGB (Handelsgesetzbuch) und der AO (Abgabenordnung) bezüglich der Erfassung, Verbuchung, Verarbeitung, Aufbewahrung und Entsorgung von Daten und Belegen erfüllt werden.
Die rechtliche Grundlage bildet hier das GoBD (Grundsätze zur Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form sowie zum Datenzugriff). In dieser Verordnung ist auch die Verfahrensdokumentation geregelt.
Bei einer Verfahrensdokumentation müssen Inhalt, Aufbau und Ablauf der Verarbeitungsprozesse von relevanten Daten in einem Unternehmen vollständig dargelegt werden. Dabei gliedert sich die Dokumentation optimalerweise in verschiedene Abschnitte.
Im allgemeinen Bereich werden zunächst das Unternehmen, die Organisationsstruktur und die steuerrelevanten Prozesse in den einzelnen Unternehmensbereichen beschrieben.
Die Anwenderdokumentation beschreibt die Prozesse im Unternehmen detailliert. Daher gehören alle Benutzerhandbücher, Arbeitsanweisungen, Schnittstellenbeschreibungen usw. in diesen Teil der Verfahrensdokumentation. Die Regeln für die Aufbewahrung und Sicherung von Belegen und Daten sollten hier ebenfalls dargelegt werden.
In der technischen Systemdokumentation wird dokumentiert, welche Hard- und Software im Unternehmen und für die Buchhaltung eingesetzt wird. Datensicherung und Datenschutz spielen in diesem Bereich eine große Rolle. Es sollte daher detailliert beschrieben werden, wie der Datenzugriff geregelt ist und wie Daten gegen Diebstahl, Verlust oder unberechtigten Zugang geschützt werden. Falls diese Aufgaben (teilweise) ausgelagert sind, sollte dies erwähnt werden.
In der Betriebsdokumentation werden alle Anweisungen hinsichtlich IT-Sicherheit und IT-Betrieb gesammelt, inklusive Notfallpläne für die IT. Dargestellt werden sollte dabei auch, wie die Buchführung bei Ausfall der IT ordnungsgemäß weiterlaufen könnte.
In diesem Teil wird dargestellt, wie die regelmäßige Kontrolle der beschriebenen Prozesse erfolgt. Hier sollte auch beschrieben werden, wer in der Organisation mit welchen Kompetenzen an der Kontrolle beteiligt und wer verantwortlich ist.
Falls bei einer Betriebsprüfung eine fehlerhafte oder gar keine Verfahrensdokumentation vorgelegt werden kann, kann dies dazu führen, dass die Buchführung verworfen und die Besteuerungsgrundlage geschätzt wird. Dies kann zu 5-10% mehr Steuergrundlage führen. Die Schätzung fällt zwar nicht zwangsläufig an, wenn die Dokumentation fehlt, die Gefahr ist jedoch vorhanden. Daher wird eine Verfahrensdokumentation dringend empfohlen. Diese hat daneben auch große interne Vorteile für ein Unternehmen.
Im Rahmen einer Betriebsprüfung ist stets eine Verfahrensdokumentation nach GoBD vorzulegen. Fehlt diese oder ist lückenhaft, kann dies dazu führen, dass die gesamte Buchführung verworfen wird und die Besteuerungsgrundlage geschätzt wird. Als Steuerberatungskanzlei unterstützen wir unsere Mandanten auch bei Betriebsprüfungen. Daher legen wir vorab viel Wert darauf, dass die Verfahrensdokumentation ordnungsgemäß vorliegt. Selbstverständlich können wir unsere Mandanten diesbezüglich beraten.
Als Steuerberatungsgesellschaft gehören Dokumentationen für uns zum Alltag. Wir kennen uns daher sehr gut aus mit Verfahrensdokumentationen und können Sie und Ihr Unternehmen daher auf Wunsch unterstützen und beraten.
Da wir nicht nur die Finanzen und Steuern unserer Mandanten, sondern stets das gesamte Unternehmen im Blick haben, schätzen wir besonders die Möglichkeiten, die sich aus einer Verfahrensdokumentation für die Steuerung eines Unternehmens ergeben.
Lassen Sie uns gemeinsam über dieses Thema sprechen. Vereinbaren Sie gerne einen unverbindlichen Termin zum Kennenlernen.
