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Vorweggenommene Betriebsausgaben steuerlich absetzen

Bei den meisten Existenzgründungen fallen schon vor dem Start des Geschäftes eine Vielzahl von Kosten an. Die Reisekosten, Notarkosten, Beratungskosten sowie Kosten für Waren und
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Dirk Wendl

Vorweggenommene Betriebsausgaben steuerlich absetzen

Tatsächlich fallen vor der Gründung eines Unternehmens bereits Kosten an, dies gilt für Freiberufler und Solo-Selbständige genauso wie für eine GmbH oder weitere Rechtsformen von Unternehmen. Meist fängt es an mit Honoraren für Beratungen, mit dem Kauf von Büromaterial oder auch mit einer Erstausstattung an erforderlichen Geräten oder Waren. Diese Ausgaben können als sogenannte vorweggenommene Betriebsausgaben steuerlich geltend gemacht werden. Allerdings sind dabei einige Besonderheiten bezüglich Umsatzsteuer, Gewerbesteuer und Kapitalgesellschaften zu beachten. Erfahren Sie hier mehr, damit Sie bei der Gründung Ihres Unternehmens alles richtig machen. 

Inhaltsverzeichnis

Die wichtigsten Punkte vorab:

Was sind vorweggenommene Betriebsausgaben - Definition

Als vorweggenommene Betriebsausgaben werden die Kosten bezeichnet, die vor der offiziellen Eröffnung eines Unternehmens anfallen. Dabei handelt es sich in der Regel um Büromaterial, Möbel, Geräte, Gebühren für Notar & Gewerbeanmeldung und Beratungshonorare für Steuer- und Unternehmensberatungen. Die Ausgaben können steuerlich geltend gemacht werden, allerdings sind bei Kapitalgesellschaften und bezüglich Gewerbesteuer abweichende Regelungen zu beachten. 

Beispiele für vorweggenommene Betriebsausgaben

Die Finanzämter schauen beim Thema vorweggenommener Betriebsausgaben zwar recht genau hin, folgende Kosten können jedoch in der Regel geltend gemacht werden, wenn sie schon vor der offiziellen Geschäftseröffnung anfallen:

  • Kosten für Beratungen durch Steuerberater & Consultants
  • Kosten für Notare & Rechtsanwälte
  • Kosten für Gewerbe- bzw. Handelsregisteranmeldungen
  • Kauf von Fachliteratur
  • Kosten für Erstellung eines Businessplans
  • Reisekosten zu Beratungen und Fachmessen o.ä.
  • Mietkosten für schon vor der offiziellen Eröffnung gemietete Büro- und Ladenräume 
  • Kosten für die Anschaffung von Büroausstattung (Möbel & Büromaterial)
  • Leasinggebühren für Kfz & Geräte.
  • Kosten für Hard- und Software
  • Kosten für technische Ausstattung (Werkzeuge & Co.)
  • Aufwendungen für Marktanalysen
  • Kosten für Marketing vor Geschäftseröffnung
  • Finanzierungskosten
  • Warenbeschaffung vor Geschäftseröffnung
Das Bild zeigt den Eingang eines Finanzamtes.
In der Regel können die hier aufgelisteten Kosten geltend gemacht werden, wenn sie schon vor der offiziellen Geschäftseröffnung anfallen.

Wichtig: Für alle genannten Kosten gilt, dass beim Finanzamt nachvollziehbar belegt werden muss, dass die Ausgaben tatsächlich zur Gründung notwendig sind bzw. damit zusammenhängen. 

Als Experten für Gründer, Selbständige und Unternehmen unterstützen wir Sie gerne von Anfang an bei der Gründung und Weiterentwicklung Ihres Unternehmens. Melden Sie sich am besten schon zu Beginn der Planungsphase. Wir kennen uns mit den Vor- und Nachteilen der unterschiedlichen Rechtsformen für Unternehmen sehr gut aus und beraten Sie kompetent und umfassend.

Kosten für Gründung abhängig von Rechtsform

Überlegen Sie möglichst frühzeitig, welche Rechtsform Sie für Ihr Unternehmen wählen möchten. Kontaktieren Sie dazu eine Steuerberatungsgesellschaft, die sich auf Gründer und Selbständige spezialisiert hat. Diese kann Ihnen wichtige Tipps geben!



Überblick mögliche Rechtsformen und deren Kosten für Gründer

Hier ein kurzer Überblick über die wichtigsten Rechtsformen für Gründer und über die damit jeweils verbundenen Kosten.

Einzelunternehmen

Viele Gründer beginnen als Einzelunternehmen mit Mitarbeitern oder als Solo-Selbständige. Notwendig ist hier lediglich eine Gewerbeanmeldung, die z.B. in Köln mit Gebühren in Höhe von 26 Euro (Stand: 2024) verbunden ist. In der Regel belaufen sich die Gebühren auf 20 - 70 Euro. Ein Mindestkapital ist für ein Einzelunternehmen nicht vorgeschrieben. Gewerbetreibende sind Gewerbesteuerpflichtig, allerdings erst ab einem Ertrag von 24.500 Euro pro Jahr (Stand: 2024).

Freiberufler

Für bestimmte Tätigkeitsbereiche ist keine Gewerbeanmeldung erforderlich, sondern lediglich eine Anmeldung beim Finanzamt, letztere ist kostenlos. Als freie Berufe gelten 

vor allem künstlerische, wissenschaftliche und erzieherische Berufe, wie zum Beispiel Schriftsteller, Journalist, Dolmetscher, Künstler, Lektor, Lehrer, Erzieher, Heilpraktiker, Hebamme, Physiotherapeut, Architekt, Steuerberater und Rechtsanwalt. Ein gesetzlich vorgeschriebenes Mindestkapital für Gründungen gibt es hier nicht.

Gesellschaft bürgerlichen Rechts (GbR)

Für diese Form der Personengesellschaft aus zwei oder mehr Personen ist ein Gesellschaftsvertrag notwendig, die dafür einzusetzenden Kosten belaufen sich auf etwa 600 Euro. Startkapital ist gesetzlich nicht vorgeschrieben, eine Gewerbeanmeldung ist erforderlich, falls es sich nicht um einen freien Beruf handelt.

Kommanditgesellschaft (KG)

Für diese Art der Personengesellschaft sind ebenfalls Handelsregistereintrag und Gesellschaftsvertrag erforderlich, zusätzlich fallen Kosten für die Gewerbeanmeldung an. Es ist zwar kein Mindestkapital vorgeschrieben, jedoch müssen Komplementär und Kommanditist Einlagen erbringen. Bekannt ist in diesem Zusammenhang die GmbH & Co. KG, bei der die Haftung des Komplementärs durch eine GmbH ersetzt wird.

Gesellschaft mit beschränkter Haftung (GmbH)

Eine GmbH ist eine häufig gewählte Form der Kapitalgesellschaft bei Gründern. Eine GmbH kann von einer oder mehreren Personen begründet werden. Die Haftung der Beteiligten wird bei dieser Rechtsform begrenzt, allerdings fallen Kosten für Gesellschaftsvertrag, Handelsregistereintrag und Gewerbeanmeldung an, die sich auf insgesamt etwa 1.300 Euro belaufen können. Zusätzlich ist ein Stammkapital von mindestens 25.000 Euro notwendig, von dem bei Gründung mindestens 12.500 Euro eingezahlt werden müssen. 

Offene Handelsgesellschaft (OHG)

Für diese Form der Personengesellschaft ist ein Handelsregistereintrag notwendig, dieser kostet bis zu etwa 300 Euro. Hinzu kommen Kosten für den Gesellschaftsvertrag beim Notar, was bis zu ca. 1.000 Euro kosten kann. Zusätzlich ist eine Gewerbeanmeldung erforderlich. Es ist zwar kein Mindestkapital vorgeschrieben, die Gesellschafter sollten jedoch Einlagen vornehmen oder ihre Kreditwürdigkeit belegen.

Unternehmergesellschaft (UG haftungsbeschränkt)

Diese Kapitalgesellschaft gilt oft als kleinere Variante der GmbH und entspricht in etwa der britischen “Ltd.”. Das Stammkapital einer UG muss mindestens 1 Euro betragen, sollte jedoch möglichst höher sein. Kosten fallen außerdem an für den Gesellschaftsvertrag, die Handelsregistereintragung und die Gewerbeanmeldung

Hinweis: Alle genannten Kosten variieren je nach Sitz des Unternehmens und je nach individuellen Gegebenheiten.

Vorweggenommene Betriebsausgaben nach Steuerart

Kann man vor der Gewerbeanmeldung gekaufte Waren als vorweggenommene Betriebsausgaben absetzen? Diese Frage stellen sich sicherlich viele Gründer, sobald sie umfangreiche Warenbestände aufbauen müssen, bevor das Geschäft überhaupt erst losgeht. Einkommensteuerrechtlich ist dies auf jeden Fall möglich, Vorsicht ist lediglich hinsichtlich der Gewerbesteuer geboten. 

Falls Sie als Gründer nicht die Kleinunternehmerregelung nutzen, sind Sie zum Abzug der Vorsteuer berechtigt.

Vorweggenommene Betriebsausgaben und Einkommensteuer

Notwendige Warenbeschaffung sowie alle vorab getätigten Investitionen für Geschäftsausstattung, technische Geräte, Büromaterial usw. können in der EÜR (Einnahmen-Überschuss-Rechnung) aufgeführt und somit steuerlich bei der nächsten Einkommensteuererklärung geltend gemacht werden. Wichtig ist dabei, dass Sie die Absicht einer Geschäftsgründung belegen können. 

Vorweggenommene Betriebsausgaben und Gewerbesteuer

Das Gewerbesteuerrecht kennt keine vorweggenommenen Betriebsausgaben. Falls Sie also Ihre Selbständigkeit nicht als Freiberufler, sondern als Gewerbe betreiben, müssen Sie zusätzlich Gewerbesteuer zahlen. Die Höhe der Steuer hängt vom Hebesatz ab, den jede Gemeinde eigenständig festsetzt und der durchaus sehr unterschiedlich ausfallen kann. Entscheidend für den Beginn der Steuerpflicht ist das Datum der Gewerbeanmeldung. Falls Sie daher größere Ausgaben im Vorfeld planen, sollten Sie Ihre Gewerbeanmeldung eventuell vorverlegen. Beachten Sie außerdem, dass es für Einzelunternehmen und Personengesellschaften (nicht für Kapitalgesellschaften!) einen Freibetrag gibt, dieser beträgt derzeit 24.500 Euro (Stand: 2024). Gewerbeerträge bis zu dieser Höhe werden nicht mit Gewerbesteuer belegt. Die Berechnung des Ertrages ist relativ komplex. Eine Steuerberatungskanzlei kann Sie dabei unterstützen.

Vorweggenommene Betriebsausgaben und Umsatzsteuer

Falls Sie als Gründer nicht die Kleinunternehmerregelung nutzen, sind Sie zum Abzug der Vorsteuer berechtigt. Allerdings müssen Sie vor Eröffnung Ihres Geschäftes noch Umsatzsteuer an die Lieferanten zahlen, falls Sie noch über keine Umsatzsteuer-ID verfügen. Allerdings legen Sie diese Mehrwertsteuer nur aus, denn mit der nächsten Steuererklärung können Sie sich die auf die vorab gelieferten Waren und Einrichtungen die Umsatzsteuer zurückholen

Wo werden vorweggenommene Betriebsausgaben eingetragen?

Um vorweggenommene Betriebsausgaben steuerlich geltend zu machen, ist eine lückenlose Dokumentation unerlässlich. Bewahren Sie alle Belege auf und lassen Sie diese von Ihrem Steuerberater (möglichst digital) erfassen. So sind Sie von Anfang an auf der sicheren Seite. Im Gründungsjahr Ihres Unternehmens werden dann alle bereits angefallenen Kosten in der Buchhaltung und Einkommensteuererklärung erfasst. Genutzt werden dazu die Anlagen S oder G der EÜR.

Als Steuerberatungskanzlei haben wir von PANDOTAX uns schon früh für den Weg der Digitalisierung entschieden. Alle Belege werden gescannt, digital weiterverarbeitet und in die EÜR und somit in Ihre Einkommensteuererklärung übernommen. Als Unternehmer erhalten Sie so einen stets aktuellen Einblick in Ihren Finanzstatus. Gerne geben wir Ihnen mehr Informationen.

Weitere wichtige Fragen zum Thema vorweggenommene Betriebsausgaben

Wir haben hier für Sie weitere wichtige Informationen zum Thema vorweggenommene Betriebsausgaben zusammengestellt.

Wie kann die Absicht einer Geschäftsgründung belegt werden?

Es ist äußerst wichtig, Belege zu sammeln, die eine Gründungsabsicht beweisen. Auf Anfrage müssen diese vorgelegt werden. Relevante Dokumente wären in diesem Zusammenhang zum Beispiel ein ausformulierter Businessplan, eine nachgewiesene Beratung zur Existenzgründung oder Finanzierungsanfragen bei Banken und Institutionen. 

Was geschieht, wenn die Gründung nicht zustande kommt?

Falls eine Gründung im Endeffekt doch nicht zustande kommt, können trotzdem unter gewissen Voraussetzungen vorweggenommene Betriebsausgaben aus der Vorbereitungsphase steuerlich geltend gemacht werden. In diesem Fall muss jedoch glaubhaft nachgewiesen werden, dass tatsächlich eine Gründungsabsicht vorlag. 

Wann kann Liebhaberei statt Gründungsabsicht unterstellt werden?

Die Gründung eines Unternehmens muss als ernsthafte geschäftliche Tätigkeit und nicht als Hobby oder Liebhaberei gehandhabt werden, um steuerlich begünstigt zu werden. Gerade in den ersten Jahren können die Ausgaben die Einkünfte übersteigen. Das deutsche Steuerrecht unterstützt diese Fälle durch die steuerliche Anrechenbarkeit von Verlusten. Dies ist jedoch nicht möglich, wenn die Existenzgründung lediglich aus Liebhaberei betrieben wird und damit aus persönlichen Gründen. Zu einem Geschäft, das steuerrechtlich anerkannt wird, gehört zwingend die Absicht einer Gewinnerzielung. Achten Sie darauf, diese bei Bedarf nachweisen zu können. 

Fazit:

Ausgaben, die schon vor der eigentlichen Gründung oder Eröffnung eines Unternehmens anfallen, können als vorweggenommene Betriebsausgaben steuerlich angerechnet werden. Dabei sind jedoch einige Aspekte zu beachten. Lassen Sie sich am besten schon bei den ersten Planungen für Ihr Unternehmen von einem Steuerberatungsunternehmen begleiten. Wir stehen Ihnen gerne mit unserer Erfahrung zur Verfügung. Lernen Sie uns kennen und erfahren Sie mehr!

FAQ - Vorweggenommene Betriebsausgaben steuerlich absetzen

Kann man die Kosten vor Gewerbeanmeldung steuerlich absetzen?

In der Regel können auch Kosten für die Gründung eines Unternehmens, die vor der Gewerbeanmeldung anfallen, später steuerlich angerechnet werden. Dies gilt jedoch nur eingeschränkt hinsichtlich Gewerbesteuer, daher kann es manchmal sinnvoll sein, die Gewerbeanmeldung vorzuziehen.

 

Wie kann man vorweggenommene Kosten absetzen bei einer GmbH?

Eine GmbH als Kapitalgesellschaft kann Kosten, die vor der eigentlichen Gründung anfallen (Notarkosten, Handelsregistereintrag usw.) steuerlich absetzen. Allerdings gibt es für eine GmbH keinen Freibetrag für Gewerbesteuer, eine GmbH kann jedoch durchaus als Kleinunternehmen fungieren und ist damit von der Umsatzsteuer befreit, kann dann jedoch keine Vorsteuer zurückfordern

 

Kann man die erste Warenausstattung steuerlich absetzen, wenn man sie noch vor Geschäftseröffnung kauft?

Die erste Warenausstattung kann, genauso wie Büromaterial, Möbel, Hard- und Software und vieles mehr, als vorweggenommene Betriebsausgaben steuerlich abgesetzt werden und somit den Gewinn mindern. Dies gilt auch dann, wenn die Ausstattung vor der eigentlichen Geschäftseröffnung gekauft wurde.

*Hinweis: Die Informationen in diesem Artikel sind nach bestem Wissen und Gewissen recherchiert, zusammengetragen und geschrieben. Sie ersetzen jedoch keine Rechts- oder Steuerberatung. Bitte stellen Sie für eine rechtlich bindende Beratung eine Anfrage. Wir übernehmen keine Haftung für die Richtigkeit, Vollständigkeit oder mögliche Änderung der Sachlage.

Autor:

Steuerberater: Dirk Wendl

Dirk Wendl ist schon sein gesamtes Berufsleben im Bereich Steuern tätig. Nach einer Ausbildung als Steuerfachangestellter und einer Fortbildung zum Bilanzbuchhalter absolvierte er nach einer weiteren umfangreichen Ausbildung 2006 die Prüfung als Steuerfachwirt und Steuerberater. Seit 2015 ist er geschäftsführender Gesellschafter der Pandotax Steuerberatungsgesellschaft in Köln. Dirk Wendl hat sich seitdem vor allem als Spezialist für Internationales Steuerrecht, E-Commerce und als Digitalisierungsexperte einen deutschlandweit guten Ruf erarbeitet.

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