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Betriebsfeier: Geschäftsfreunde & Mitarbeiter zur WM-Party einladen

Wenn die meist alljährlichen Betriebsfeier wieder stattfinden, stellt sich die Frage nach der steuerlichen Behandlung dieser Veranstaltung. Wie geht man mit Sachgeschenken des Arbeitgebers um?
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Dirk Wendl

Die bevorstehende Fußballweltmeisterschaft ist für Unternehmen eine ideale Gelegenheit für die Ausrichtung einer WM-Party. Als Unternehmer organisieren Sie für Ihre Gäste eine Betriebsfeier und laden neben Mitarbeitern vielleicht auch Geschäftsfreunde ein. Damit es im Nachgang nicht zu Unstimmigkeiten bei der steuerlichen Einstufung von Bewirtungskosten und Zuwendungen für die Gäste kommt, ist vorab ein Blick auf die erforderlichen Rahmenbedingungen unbedingt empfehlenswert.

Inhaltsverzeichnis

Wann gilt eine Veranstaltung als Betriebsfeier?

Eine Betriebsveranstaltung ist sehr beliebt, da sie den Teamgeist stärkt und für einen besseren Zusammenhalt innerhalb des Unternehmens sorgt. Wenn die Unternehmensführung auf betrieblicher Ebene eine Veranstaltung mit gesellschaftlichem Charakter veranstaltet, gilt diese Festlichkeit als Betriebsfeier. Dies ist jedoch nur dann der Fall, wenn allen Mitarbeitern die Möglichkeit zur Teilnahme geboten wird. Es ist nicht in jedem Fall erforderlich, dass Sie die gesamte Belegschaft des Betriebes einladen, denn eine Beschränkung auf Mitarbeiter eines bestimmten Betriebsteiles oder einer Abteilung ist ebenfalls möglich. Die Begrenzung auf ausgewählte Teilnehmer ist dann zulässig, wenn dies nicht zu einer Bevorzugung bestimmter Kollegen führt.

Nach § 19 Abs. 1 S. 1 Nr. 1a EStG zählen neben Gehalt, Lohn, Gratifikationen und weiteren Bezügen auch solche Zuwendungen zu den Einkünftigen aus nichtselbstständiger Arbeit, die Arbeitgeber ihren Arbeitnehmern und der jeweiligen Begleitung anlässlich von Betriebsveranstaltungen mit gesellschaftlichem Charakter gewähren. Es entsteht ein geldwerter Vorteil, allerdings ist die Teilnahme an zwei Betriebsfeiern pro Jahr nach den Vorgaben des genannten Paragrafen steuerlich begünstigt. Voraussetzung ist jedoch, dass die Veranstaltung den genannten Rahmenbedingungen für Betriebsfeiern entspricht und die Zuwendungen je teilnehmendem Mitarbeiter und Veranstaltung den Freibetrag von 110 Euro nicht übersteigen. Nehmen Mitarbeiter an mehr Veranstaltungen pro Jahr teil, entscheiden sie dann selbst, für welchen Event die Steuerbefreiung nicht gelten soll. Ausnahmen gewährt die Finanzverwaltung jedoch, wenn Arbeitnehmer anlässlich einer Betriebsfeier ihren beruflichen Pflichten nachkommen (siehe Seite 5 des BMF-Schreibens vom 14.10.2015).

Was gilt bei Sachgeschenken des Arbeitgebers auf Betriebsfeiern?

Die Warenwirtschaft spielt bei der Planung einer Betriebsfeier wie beispielsweise einer WM-Party anlässlich der Fußballweltmeisterschaft in Russland eine wichtige Rolle. Als Zuwendungen werden Aufwendungen bezeichnet, die Sie als Arbeitgeber im Rahmen von Betriebsfeiern tätigen. Alle Beträge werden brutto ermittelt, da die Umsatzsteuer jeweils Teil der Zuwendung ist. Das Bundesministerium der Finanzen listet im Schreiben vom 14.10.2015 auf Seite 2 einen nicht abschließenden Katalog möglicher Zuwendungen. Dazu gehören beispielsweise:

– Bewirtungskosten für Speisen, Getränke, Snacks, etc.

– Übernahme von Fahrt- und Übernachtungskosten

– Kosten für Musik und andere künstlerische Darbietungen

– Sachgeschenke

– Aufwendungen wie Mietkosten für Räumlichkeiten, Beleuchtung, Eventmanager

– Eintrittskarten für Kultur- oder Sportveranstaltungen (wenn weitere Veranstaltungspunkte zum Programm gehören)

Barzuwendungen gelten nur dann als Zuwendungen im Rahmen von Betriebsveranstaltungen, wenn sie für Getränke, Snacks, Speisen oder Tabakwaren verwendet werden. Nicht als Zuwendungen berücksichtigt werden anteilige Kosten für Kassenführung und Buchhaltung zur Erfassung und Ermittlung der Aufwendungen. Findet die Feier in den eigenen Räumlichkeiten des Arbeitgebers statt, fallen Kosten für Energie- und Wasserversorgung während der Party ebenfalls nicht in diesen Bereich.

Anrechnung der Reisekosten bei Betriebsfeiern?

Kosten für Hinfahrt und Rücktransport Ihrer Arbeitnehmer vom Einsatzort zum Standort der Betriebsveranstaltung gehören zu den Zuwendungen. Aus diesem Grund müssen Sie ebenfalls angerechnet werden und fließen in den Freibetrag von 110 Euro ein. Ist der Veranstaltungsort nicht die erste Tätigkeitsstätte des Mitarbeiters, ist die Anreise für die Teilnahme an der Veranstaltung erforderlich und erfolgt die Organisation der Transportwege durch den Arbeitnehmer, können die Aufwendung als Arbeitnehmer-Reisekosten behandelt werden. Eine steuerfreie Erstattung durch Sie als Arbeitgeber ist hier gemäß § 3 Nr. 13, 16 EStG (siehe BMF-Schreiben vom 14.10.2015, Seite 5 sowie Klarstellung vom 7.12.2016) zulässig.

Pauschalbesteuerung von Sachzuwendungen: § 37b EStG

Liegen die Kosten über der Freigrenze von 110 Euro, muss der Differenzbetrag als geldwerter Vorteil auf der Lohnabrechnung der Mitarbeiter stehen und es werden Steuern für diesen Betrag fällig. Anreiz für die Teilnahme und positiver Effekt der Betriebsfeier gingen so verloren. Alternativ können Sie als einladender Unternehmer nach § 37b EStG für Geschäftsfreunde und Arbeitnehmer eine pauschale Steuer von 30 Prozent übernehmen.

Bewirtungskosten fließen nicht in die Bemessungsgrundlage ein, da sie nach Ansicht der Finanzbehörde bei den Teilnehmern nicht zu Einnahmen führen (siehe BMF-Schreiben vom 19.05.2015). Ausnahmen gibt es jedoch für Repräsentationsveranstaltungen nach § 4 Abs. 5 S. 1 Nr. 4 EStG und Incentive-Reisen. Diese zeichnen sich durch mindestens eine Übernachtung und mehrere Programmpunkte an zwei oder mehr Tagen aus. Hier zählen auch die Bewirtungskosten zu den Zuwendungen.

Gehören zu einer Betriebsveranstaltung neben betrieblichen Maßnahmen (Schulungen, etc.) auch vergnügliche Programmpunkte (Public Viewing, Bogenschießen, Schnitzeljagd, etc.) handelt es sich nach Ansicht der Finanzbehörde um eine gemischte Veranstaltung. Entsprechend müssen Sie die Kosten nach dem Zusammenhang aufteilen:

– Kosten betrieblicher Teile werden nicht nach § 37b EStG versteuert
– Kosten vergnüglicher Teile sind voll steuerpflichtig
– können Kosten nicht zugeordnet werden, müssen sie aufgeteilt werden
gehören sollen.

Fazit:

Das Print on Demand Geschäft verspricht eine lukrative Möglichkeit, relativ unkompliziert Produkte zu verkaufen. Hierbei müssen allerdings einige steuerrechtliche Gegebenheiten beachtet werden, um die Print on Demand Steuern richtig an das Finanzamt abzuführen. Die Pandotax Steuerberatungsgesellschaft unterstützt Sie hierbei gerne mit umfassender Expertise und berät Sie ausführlich. So stellen wir sicher, dass alle Ihre Steuerunterlagen korrekt sind und Sie keine teuren Nachzahlungen oder Strafen befürchten müssen. Wir freuen uns auf Ihre Kontaktaufnahme!

*Hinweis: Die Informationen in diesem Artikel sind nach bestem Wissen und Gewissen recherchiert, zusammengetragen und geschrieben. Sie ersetzen jedoch keine Rechts- oder Steuerberatung. Bitte stellen Sie für eine rechtlich bindende Beratung eine Anfrage. Wir übernehmen keine Haftung für die Richtigkeit, Vollständigkeit oder mögliche Änderung der Sachlage.

Autor:

Steuerberater: Dirk Wendl

Dirk Wendl ist schon sein gesamtes Berufsleben im Bereich Steuern tätig. Nach einer Ausbildung als Steuerfachangestellter und einer Fortbildung zum Bilanzbuchhalter absolvierte er nach einer weiteren umfangreichen Ausbildung 2006 die Prüfung als Steuerfachwirt und Steuerberater. Seit 2015 ist er geschäftsführender Gesellschafter der Pandotax Steuerberatungsgesellschaft in Köln. Dirk Wendl hat sich seitdem vor allem als Spezialist für Internationales Steuerrecht, E-Commerce und als Digitalisierungsexperte einen deutschlandweit guten Ruf erarbeitet.

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