Sachzuwendungen an Arbeitnehmer zusätzlich zum Gehalt in Form von Gutscheinen, Geschenken oder geldwerten Vorteilen werden immer wichtiger, um gute Mitarbeiter zu halten, zu motivieren oder um sich neuen Mitarbeitern attraktiv zu präsentieren. Viele dieser Zuwendungen sind steuer- und sozialversicherungsfrei. Allerdings gibt es einige Fallstricke in Bezug auf den steuerlichen Aspekt zu beachten. Wir helfen Ihnen gerne dabei, Ihre Mitarbeiter zu belohnen, ohne dass Sie zu viel Steuer an das Finanzamt zahlen.
Inhaltsverzeichnis
Die wichtigsten Punkte vorab:
- Geregelt wird der steuerliche Aspekt von Sachzuwendungen in §37b EStG.
- Sachzuwendungen und Aufmerksamkeiten sind bis zu gewissen Höchstgrenzen steuer- und sozialversicherungsfrei.
- Weiterhin gibt es Rabattfreibeträge für die vergünstigte Inanspruchnahme von Dienstleistungen oder Waren des eigenen Unternehmens.
- Daneben gibt es die Möglichkeit für den Arbeitgeber, Sachzuwendungen pauschal zu versteuern.
- Insgesamt ist durch Sachzuwendungen ein optimiertes Netto-Gehalt möglich, was sowohl für den Arbeitnehmer als auch für den Arbeitgeber positive Effekte hat.
Was sind Sachzuwendungen?
Sachzuwendungen sind Leistungen des Arbeitgebers an den Arbeitnehmer, bei denen es sich weder um Bargeld noch um Gutscheine handelt, die bar ausgezahlt werden dürfen. Sachzuwendungen können grundsätzlich zusätzlich oder als Teil des Gehaltes gewährt werden. Steuer- und sozialversicherungsfrei sind dabei in der Regel nur die zusätzlich zum Gehalt gewährten Leistungen.
Geschenke an Arbeitnehmer
Grundsätzlich dürfen Arbeitgeber Ihren Mitarbeitern Geschenke in Form von Sachzuwendungen im Wert von 50 Euro pro Monat (inklusive Mehrwertsteuer) steuer- und sozialversicherungsfrei zukommen lassen. Oft wird dies für besondere Leistungen (z.B. Abschluss eines wichtigen Projektes) gewährt. Es kann aber auch als ständige oder zeitlich länger geplante Zuwendung (z.B. Sportkurs, Tankgutschein o.ä.) erfolgen.
Aufmerksamkeiten für Mitarbeiter
Falls es einen persönlichen Anlass für ein Geschenk des Arbeitgebers an den Arbeitnehmer gibt (z.B. Mitarbeiter-Jubiläum, Geburtstag des Mitarbeiters, Eheschließung, Geburt eines Kindes, Rückkehr aus der Elternzeit, Rückkehr nach längerer Krankheit, Promotion, Beförderung) gilt ein höherer Freibetrag (60 Euro statt 50 Euro, jeweils inklusive Mehrwertsteuer) und die Aufmerksamkeit kann in dem Monat des Anlasses zusätzlich zum sonstigen Sachbezug geleistet werden. Es sind auch mehrere Geschenke in einem Monat möglich, falls es mehrere Anlässe gibt (z.B. Geburt eines Kindes und Promotion).
Geldwerter Vorteil
Neben dem Gehalt werden vom Arbeitgeber zusätzlich zur Verfügung gestellte Leistungen immer wichtiger für den Arbeitnehmer. Firmenwagen und Mitarbeiterrabatte für eigene Produkte des Unternehmens zählen zum Beispiel zu diesen Leistungen. Als geldwerter Vorteil wird dabei immer der Betrag zugrunde gelegt, den der Arbeitnehmer in eine Sachleistung investieren müsste, wenn er diese selbst finanziert.
- Für Mitarbeiterrabatte gibt es einen jährlichen Freibetrag von 1.080 Euro. Hier zählen lediglich die gewährten Rabatte oder der festgelegte Sachbezugswert, nicht der offizielle Gesamtpreis der Leistung.
- Firmenwagen werden mit der sogenannten 1% Regelung besteuert, bei Elektroautos sind es 0,5%. Eine Berechnungsgrundlage finden Sie hier.
Geldgeschenke
Geschenke in Form von Bargeld stellen steuerrechtlich keinen Sachbezug dar und müssen wie Gehalt versteuert werden, Gleichwohl ist volle Sozialversicherung auf diesen Betrag zu zahlen. Daher ist diese Art von Geschenk für den Mitarbeiter mit Nachteilen verbunden. Bevor Sie Geld für eine besondere Leistung verschenken, sollten Sie über andere Zuwendungen nachdenken.
Was ist der Höchstbetrag für Geschenke an Arbeitnehmer?
- Der Höchstbetrag für steuerfreie Geschenke an Mitarbeiter liegt bei 50 Euro pro Monat (inklusive Mehrwertsteuer).
- Bis zu diesem Betrag sind die Geschenke auch Sozialversicherungsfrei.
- Nicht ausgeschöpfte Beträge können nicht auf einen anderen Monat übertragen werden.
- Um die 50-Euro-Grenze einzuhalten, sind Zuzahlungen des Arbeitnehmers möglich.
- Sachzuwendungen in Form von Aufmerksamkeiten an den Arbeitnehmer aufgrund eines besonderen Anlasses (Geburtstag, Jubiläum, Eheschließung usw.) sind bis zu einer Höhe von 60 Euro (inklusive Mehrwertsteuer) steuer- und sozialversicherungsfrei.
- Beide Freibeträge sind unabhängig voneinander und können gleichzeitig genutzt werden.
- Vorsicht: Falls die Grenzen der Freibeträge auch nur um einen Cent überschritten werden, fallen Steuern und Sozialversicherung für den gesamten Betrag an!
- Für größere Geschenke kann der Arbeitgeber selbst die Pauschalversteuerung vornehmen, dies ist möglich bis zu einer Höchstgrenze von 10.000 Euro (Brutto) pro Jahr.
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Welche steuerfreien Zuwendungen an Mitarbeiter sind möglich?
Weihnachtsgeschenke an Mitarbeiter
Weihnachtsgeschenke an Mitarbeiter unterliegen der 50-Euro-Grenze. Dann gelten sie als Sachzuwendung. Es darf sich nicht um Bargeld oder um Gutscheine handeln, die bar ausgezahlt werden können. Diese wären voll steuer- und sozialversicherungspflichtig!
Beliebt sind als Weihnachtsgeschenke daher neben Sachgeschenken auch Gutscheine für bestimmte Geschäfte, für Tankstellen oder für bestimmte Restaurants, de dann natürlich nicht bar auszahlbar sein dürfen. In diesem Zusammenhang ist es auch möglich, sogenannte Closed-Loop- oder Controlled-Loop-Karten auszugeben, die nur bei ausgewählten Akzeptanzstellen genutzt werden können.
Wichtig: Die Grenze von 60 Euro für „Aufmerksamkeiten“ gilt bei Weihnachtsgeschenken übrigens nicht, da es sich nicht um eine „persönliche“ Angelegenheit, wie z.B. Eheschließung oder Geburtstag, handelt.
Werbegeschenke an Mitarbeiter
Werbemittel gelten auch als Geschenke, nicht berücksichtigt werden lediglich sogenannte Streuwerbemittel (bis zu einem Wert von höchstens 10 Euro). Ansonsten werden grundsätzlich alle Geschenke an Mitarbeiter während eines Monats zusammengezählt. Bis zu einer Summe von 50 Euro (inkl. Mehrwertsteuer, Stand 2023) sind diese Geschenke dann steuer- und sozialversicherungsfrei.
Jobticket als Sachbezug
Ein Jobticket ist nur dann steuer- und sozialversicherungsfrei, wenn es zusätzlich zum Gehalt gewährt wird. Eine Gehaltsumwandlung ist also nicht zulässig! Allerdings ist bei dieser Variante von Sachzuwendungen zu bedenken, dass die Entfernungspauschale des Arbeitnehmers durch den Zuschuss zum Jobticket gemindert wird. Alternativ kann der Arbeitgeber die Jobticket-Kosten übernehmen und diese pauschal versteuern. Diese Steuern trägt dann nur der Arbeitgeber. Der Arbeitnehmer kann so weiterhin seine Entfernungspauschale geltend machen. Diese Alternative ist dann auch als Gehaltsumwandlung möglich.
Diese Regelungen gelten auch für das neue 49-Euro-Ticket, falls es als Jobticket genutzt wird!
Bahncard als Sachbezug
Es gibt die Möglichkeit, dass der Arbeitgeber dem Arbeitnehmer die Bahncard sponsort. Dies gilt sowohl für die Bahncard 25 als auch für die Bahncard 50 und sogar für die Bahncard 100. Sobald für alle anfallenden dienstlichen Fahrten innerhalb des Geltungszeitraumes die Summe der Rabatte höher ist als die Kosten für die Bahncard, ist die Bahncard selbst für den Mitarbeiter als Sachbezug steuer- und sozialversicherungsfrei. Voraussetzung ist, dass die Prognoseberechnung der Ersparnisse bei Dienstreisen realistisch und nachvollziehbar ist. Es muss ersichtlich sein, dass die Bahncard vorrangig dem Interesse des Arbeitgebers dient, damit sie als Sachbezug ohne Steuer- und Sozialversicherungspflicht gelten kann.
Dienstfahrrad als Sachzuwendung
Seit 2019 kann ein Arbeitgeber dem Arbeitnehmer ein betriebliches Fahrrad steuer- und sozialversicherungsfrei überlassen. Der geldwerte Vorteil für eine private Nutzung ist gemäß §3 Nr. 37 EstG von der Steuer befreit, sobald das Fahrrad keine Gehaltsumwandlung darstellt, sondern zusätzlich zum Gehalt gestellt wird. Die gleiche Regelung gilt auch für Elektrofahrräder mit bis zu 25 km/h. Falls es sich um eine Gehaltsumwandlung handelt, muss dieser Teil als geldwerter Vorteil vom Mitarbeiter versteuert werden, ähnlich wie bei einem Firmenwagen.
Sport- und Gesundheitsangebote als Sachzuwendung
Eine immer wichtigere Kategorie im Bereich der Gehaltsextras stellen zertifizierte Gesundheitskurse und Maßnahmen für die betriebliche Gesundheitsförderung dar. Die förderungswürdigen Maßnahmen sollen den allgemeinen Gesundheitszustand verbessern und werden deshalb staatlich im Rahmen der Steuergesetzgebung gefördert.
Folgende Leistungen sind grundsätzlich denkbar:
- Yoga- oder Sportkurse (nur bei zertifizierten Übungsleitern)
- Rückentraining
- Massagen
- Rauchentwöhnungskurse
- Ernährungsseminare
- Seminare zur Stressbewältigung
- Mitgliedschaft in einem Fitness-Studio (aktuell strittig, wird im Moment rechtlich geklärt)
Diese Leistungen sind bis zu einem Wert von 600 Euro pro Jahr steuer- und sozialversicherungsfrei, sobald sie vom Arbeitgeber zusätzlich zum Gehalt gewährt werden. Falls mehr als 600 Euro gefördert werden, ist nur der Betrag zu versteuern, der den Freibetrag von 600 Euro übersteigt.
Vorsicht: Die Steuerfreiheit entfällt, falls die Förderung im Rahmen einer Gehaltsumwandlung erfolgt!
Belegschaftsaktien als Sachzuwendung
Viele Aktiengesellschaften bieten Ihren Mitarbeitern Belegschaftsaktien an. Bis zu einem Wert von 1.440 Euro pro Jahr (vorher 360 Euro) ist dies steuer- und sozialversicherungsfrei möglich. Voraussetzung ist, dass die Mitarbeiter seit mindestens einem Jahr in einem Beschäftigungsverhältnis mit dem Unternehmen sind.
Handy oder Laptop von der Firma
Darf ein Mitarbeiter sein Firmenhandy oder seinen Firmenlaptop auch privat nutzen, so fallen dafür keine Steuern oder Sozialversicherungsbeiträge an. Dies ist auch unabhängig davon, wie teuer diese Geräte waren.
Falls Mitarbeiter ein Notebook oder Smartphone oder ähnliches verbilligt oder kostenlos zu rein privaten Zwecken zur Verfügung gestellt bekommen, muss der der Arbeitgeber pauschal 25% Lohnsteuer – aber keine Sozialversicherungsabgaben – zahlen.
Essen und Getränke im kleinen Umfang in der Firma
Stellt der Arbeitgeber seinen Mitarbeitern während der Arbeitszeit Getränke oder kleine Snacks kostenlos zur Verfügung (z.B. Kaffee, Tee, Mineralwasser, Kekse oder Obst) so sind diese Leistungen steuer- und sozialversicherungsfrei. Dies gilt nicht, wenn komplette Mahlzeiten (z.B. belegte Brote zum Frühstück oder Mittagessen) gestellt werden. Allerdings sind Mahlzeiten, die anlässlich eines besonderen betrieblichen Anlasses an Mitarbeiter ausgegeben werden (z.B. bei Meetings oder Versammlungen) bis zu einer Höhe von 60 Euro steuerfrei.
Essensmarken oder Restaurantgutscheine
Neben eigenen Kantinen, in denen der Zuschuss des Arbeitgebers direkt mit dem Preis der Mahlzeiten verrechnet werden kann, gibt es die Möglichkeit, dass der Arbeitgeber Essensmarken oder Restaurantgutscheine ausgibt. Diese sind dann in bestimmten Kantinen oder Restaurants einlösbar. Der maximale Essens-Zuschuss beträgt 6,90 Euro seit 2023 pro Mahlzeit und Person. Davon sind maximal 3,80 Euro Sachbezugswert und maximal 3,10 Euro Arbeitgeberzuschuss. Pro Arbeitstag darf nicht mehr als eine Mahlzeit bezuschusst werden, die Sachbezugswerte liegen für Mittag- und Abendessen bei 3.80 Euro, für das Frühstück bei lediglich 2 Euro. Der Zuschuss darf den tatsächlichen Preis der Mahlzeit dabei nicht übersteigen.
Sobald der Mitarbeiter mindestens den Sachbezugswert selbst zahlt, liegt kein geldwerter Vorteil für den Mitarbeiter vor. Der Mitarbeiter braucht dann keine Steuern zu zahlen. Falls der Mitarbeiter weniger als den Sachbezugswert zahlt, kann der Arbeitgeber den höheren Zuschuss pauschal versteuern. Dies gilt auch, wenn der Arbeitgeber den vollen Essenzuschuss an den Arbeitnehmer zahlt, dann sind 3,80 Euro vom Arbeitgeber pauschal mit 25% zu versteuern.
Wichtig: Die Höchstsätze im Bereich Kantine und Essensmarken werden laufend angepasst, achten Sie hier unbedingt auf aktuelle Werte! Weiterhin ist bei diesen Zuschüssen zu beachten, dass sie nur für die Tage gezahlt werden dürfen, die ein Arbeitnehmer in der Firma ist, also nicht für Urlaubs- oder Krankheitstage.
Zuschüsse für Kinderbetreuung
Unterstützt ein Arbeitgeber seine Mitarbeiter bei den Kosten für Unterbringung und Betreuung von noch nicht schulpflichtigen Kindern, so sind diese Zuschüsse in unbegrenzter Höhe steuer- und sozialversicherungsfrei. Dies gilt z.B. für Zuschüsse zu Kindergärten, Kitas oder auch für Tagesmütter. Steuerlich nicht vergünstigt wird Kinderbetreuung im eigenen Haushalt, etwa durch Haushaltshilfen und Kinderpflegerinnen.
Voraussetzung für die Förderung ist, dass diese Leistungen keine Gehaltsumwandlung darstellen, sondern zusätzlich zum Gehalt gezahlt werden. Außerdem muss die Originalrechnung als Nachweis dem Arbeitgeber vorgelegt werden, damit die Kosten nicht auch vom Steuerpflichtigen zusätzlich als Sonderausgaben abgesetzt werden. Der Arbeitgeber vermerkt dann auf der Originalrechnung seinen Zuschuss, den Rest kann der Steuerpflichtige dann in seiner Einkommenssteuererklärung angeben. Für viele Mitarbeiter ist der Zuschuss für Kinderbetreuung eine sehr attraktive Alternative zu einer eventuellen Gehaltserhöhung, die auch für den Arbeitgeber Vorteile bietet. Beide Seiten sparen Steuern und Sozialversicherung. Allerdings ist zu bedenken, dass die Regelung nur für noch nicht schulpflichtige Kinder angewendet werden kann. Irgendwann läuft der Zuschuss daher leider aus.
Eine weitere attraktive Förderungsmöglichkeit besteht darin, den Mitarbeiter bei der berufsbedingten kurzfristigen Betreuung von Kindern zu unterstützen. Hier sind bis zu 600 Euro jährlich pro Mitarbeiter steuer- und sozialversicherungsfrei in Form von Zuschüssen möglich. Diese Regelung gilt für Kinder bis 14 Jahre und auch für pflegebedürftige Angehörige eines Mitarbeiters. Die Kosten sind auch hier per Rechnung zu belegen.
Unterstützung bei der Suche nach geeigneten Betreuungs- und Pflegeeinrichtungen
Darüber hinaus kann ein Arbeitgeber den Arbeitnehmer bei der Suche nach geeigneten Betreuungseinrichtungen für Kinder bis 14 Jahre oder für behinderte Kinder oder für zu pflegende Angehörige unterstützen. Eine Höchstgrenze für Zuschüsse zu den Kosten für Beratung und Suche durch professionelle Anbieter gibt es hier nicht. Dieses Angebot hilft Mitarbeitern, sich auf die betrieblichen Belange zu konzentrieren, statt sich um die Suche nach Pflege oder Betreuung zu kümmern. Dies kommt auch den Interessen des Arbeitgebers entgegen.
Was ist der Wie sind Geschenke an Mitarbeiter zu buchen gemäß §37b ESstG?Höchstbetrag für Geschenke an Arbeitnehmer?
Sachzuwendungen an Arbeitnehmer werden in §37b EstG geregelt.
Die Buchung des Sachbezugswertes erfolgt auf das Konto „Sachbezüge 19%“, die Gegenbuchung erfolgt auf das Konto „Löhne“ bzw. „Gehälter“.
Bitte beachten Sie unbedingt, dass bei Sachzuwendungen vom Arbeitgeber umfangreiche und gewissenhafte Dokumentationen gefordert werden, falls es zu einer Steuerprüfung kommt. Lassen Sie sich hierzu gerne vorab beraten.
Fazit:
Für Mitarbeiter können Extras zum Gehalt sehr wichtig sein und manchmal können sie sogar eine Gehaltserhöhung ersetzen. Prüfen Sie daher eingehend, welche Zusatzleistungen Sie Ihren Mitarbeitern anbieten können und wollen. Achten Sie dabei unbedingt auf die steuerlichen Grenzbeträge, denn nur so können Sie (und die Mitarbeiter) Steuern und Sozialversicherung sparen. Lassen Sie sich dazu gerne von den Experten der Pandotax Steuerberatung!
*Hinweis: Die Informationen in diesem Artikel sind nach bestem Wissen und Gewissen recherchiert, zusammengetragen und geschrieben. Sie ersetzen jedoch keine Rechts- oder Steuerberatung. Bitte stellen Sie für eine rechtlich bindende Beratung eine Anfrage. Wir übernehmen keine Haftung für die Richtigkeit, Vollständigkeit oder mögliche Änderung der Sachlage.
