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Die Gelangensbestätigung ist ein wesentlicher Faktor für die Umsatzsteuerfreiheit bei innergemeinschaftlichen Lieferungen. Wenn Sie Waren an Unternehmen im EU-Ausland liefern und alle Voraussetzungen erfüllen, dürfen Sie die entsprechenden Rechnungen ohne Umsatzsteuer ausstellen. Fehlt der Nachweis jedoch, ist das Finanzamt zur nachträglichen Festsetzung der Steuer berechtigt. In diesem Beitrag erfahren Sie, was hinsichtlich der Nachweispflicht zu beachten ist, welche Voraussetzungen zu erfüllen sind und wie ein Gelangensbestätigung-Muster aussehen sollte.
Die Idee der Einführung einer einheitlichen Nachweispflicht diente dazu, im innergemeinschaftlichen Lieferverkehr die Dokumentation umsatzsteuerbefreiter Lieferungen zu erleichtern. Ab 01. Januar 2012 sollte die Gelangensbestätigung als Nachweis fungieren, aufgrund mangelnder Praxistauglichkeit stand die vorgesehene Anwendung jedoch stark in der Kritik. Als Folge der zahlreichen Proteste aus unterschiedlichen Bereichen der Wirtschaft sahen die Finanzbehörden zunächst davon ab, eingereichte Nachweise gemäß der bis 31. Dezember 2011 geltenden Regelungen zu beanstanden.
Am 22. März 2013 stimmte der Bundesrat der modifizierten Verordnung mit den neuen Nachweispflichten für innergemeinschaftliche Warenlieferungen zu (Elfte Verordnung zur Änderung der Umsatzsteuer-Durchführungsverordnung). Entscheidende Details sind im Einführungsschreiben des BMF nachzulegen (siehe BMF-Schreiben vom 16.9.2013, IV D 3 – S 7141/13/10001). Insbesondere entscheidend war der Aspekt, dass nicht in jedem Fall eine Gelangensbestätigung erforderlich ist und auch andere Nachweise gelten, sofern sie die erforderlichen Informationen belegen.
Die Verwaltungsvorschriften zu Beleg- und Buchungsnachweispflichten bei steuerfreien innergemeinschaftlichen Lieferungen traten zum 01. Oktober 2013 in Kraft. Bis 31. Dezember 2013 galt eine Übergangsfrist, in der auch Nachweise nach den alten Regelungen akzeptiert wurden und seit dem 01. Januar 2014 gelten ausschließlich die neuen Regelungen.
Für dieses Nachweisdokument gibt es keine expliziten Formvorgaben, es müssen jedoch bestimmte Pflichtangaben enthalten sein. Der Nachweis kann auch durch Vorlage mehrerer Dokumente erfolgen, sofern alle erforderlichen Angaben aus den vorgelegten Dokumenten insgesamt ersichtlich sind. Alternativ zu Einzelbescheinigung ist bei mehreren Sendungen auch der Nachweis als Sammelbestätigung möglich. Aufgrund fehlender Formvorgaben ist somit nicht zwingend ein Gelangensbestätigung-Muster zu verwenden, Sie können den Nachweis auch in Form eines Dokumentensatzes erbringen, dazu zählen beispielsweise:
Sie können die Gelangensbescheinigung oder den Dokumentensatz in schriftlicher oder elektronischer Form an das Finanzamt übermitteln. Entscheidend ist, dass die innergemeinschaftliche Lieferung die entsprechenden Voraussetzungen erfüllt und alle Pflichtangaben aus den eingereichten Dokumenten ersichtlich sind.
Bestimmte Sprachvorgaben sind ebenfalls nicht zu beachten, grundsätzlich können Sie die Gelangensbestätigung somit in jeder in der EU gesprochenen Sprache verfassen. Bescheinigungen in deutscher, englischer oder französischer Sprache sind problemlos möglich, bei anderen Sprachen ist hingegen zusätzlich eine amtlich beglaubigte Übersetzung erforderlich (siehe Abschn. 6a.4 Abs. 5 UStAE).
In § 17a UStDV ist geregelt, dass für die Steuerfreiheit bei innergemeinschaftlichen Lieferungen die Gelangensvermutung gilt, wenn der versendende Unternehmer den Versand bestätigt und bestimmte Belege vorweisen kann. Laut Absatz 2 Nummer 1 können folgende Belege als Nachweise dienen:
Weiterhin listet der Gesetzgeber in Absatz 2 Nummer 2 sonstige Belege auf:
Gemäß § 17a Abs. 1 Nr. 1 UStDV erfolgt der Nachweis durch den Exporteur mittels Vorlage von zwei sich nicht widersprechenden Transportdokumenten (z. B. Konnossement, CMR-Frachtbrief etc.). Es muss sich um Nachweise von zwei unterschiedlichen Drittparteien (nicht Lieferant oder Abnehmer) handeln, die direkt an der innergemeinschaftlichen Lieferung beteiligt waren. Bei Abholfällen ist zusätzlich eine Gelangensbestätigung gemäß § 17a Abs. 2 Nr. 2 UStDV erforderlich.
In bestimmten Fällen ist es sinnvoll, eine Sammelbestätigung auszustellen. Falls beispielsweise regelmäßig Lieferungen an einen bestimmten Absender erfolgen oder eine Lieferung mehrere Waren umfasst, müssen Sie nicht grundsätzlich für jeden Vorgang ein separates Gelangensbestätigung-Muster durch den Abnehmer ausfüllen lassen. Mit einer Sammelbestätigung können Umsätze von maximal einem Quartal zusammengefasst werden (siehe § 17a Abs. 2 Nr. 2 Sätze 2 u.3 n.F. UStDV). Auch in einer Sammelbescheinigung ist für jede Lieferung das konkrete Transportende zu erfassen.
Eine Gelangensbestätigung ist gemäß § 17a UStDV ausschließlich bei bestimmten innergemeinschaftlichen Geschäften erforderlich. Die Steuerfreiheit ist an nachfolgende Voraussetzungen gebunden:
– innergemeinschaftliche Lieferung (in ein anderes EU-Land, z. B. von Deutschland nach Frankreich / siehe § 6a Abs. 1 Satz 1 Nr. 1 UStG)
– Geschäft erfolgt als bewegte Lieferung (siehe § 3 Abs. 6 UStG)
– der Kunde ist Unternehmer und verfügt über eine ausländische Umsatzsteuer-Identifikationsnummer
– der Kunde hat die Ware für sein Unternehmen erworben
– Warenerwerb unterliegt beim Käufer der dortigen Umsatzbesteuerung (Kunde ist zur Durchführung der Erwerbsbesteuerung verpflichtet)
– die gekaufte Ware ist beim Kunden im EU-Mitgliedsstaat angekommen
Für die Steuerfreiheit bei innergemeinschaftlichen Lieferungen gelten die gesetzlichen Vorgaben in den §§ 4 Nr. 1b und 6a UStG sowie in den §§ 17a bis 17c UStDV. Weiterhin stellt das Bundesfinanzministerium (BMF) im Umsatzsteuer-Anwendungserlass (UStAE) ausführliche Informationen zu den gesetzlichen Vorgaben und Regelungen zur Verfügung.
Auch wenn für die Gelangensbestätigung keine expliziten Formvorgaben existieren, müssen dennoch bestimmte Pflichtangaben enthalten sein:
Bis 2019 was die Gelangensbestätigung grundsätzlich zu unterzeichnen, seit dem Kalenderjahr 2020 ist dies jedoch nicht in jedem Fall unbedingt erforderlich. Falls Sie eine elektronische Übermittlung der Gelangensbestätigung vornehmen, kann die Unterzeichnung durch den Abnehmer entfallen. In diesem Fall muss jedoch eindeutig nachvollziehbar sein, dass die Nachweis-Übermittlung im Verfügungsbereich des genannten Abnehmers begonnen hat.
Gemäß § 6 Abs. 4 Satz 1 UStG muss der Unternehmer (Lieferant) den Abnehmer der Lieferung nachweisen. Die Gelangensbestätigung wird vom Abnehmer der Waren ausgestellt, unterzeichnet und schriftlich oder elektronisch übermittelt. Alternativ kann die Gelangensbescheinigung bei Anlieferung auch direkt dem Spediteur ausgehändigt werden, sofern eine Beauftragung durch den Zulieferer erfolgt ist. Lehnt der Spediteur die Entgegennahme der Bestätigung ab, ist es die Aufgabe des Unternehmers (Lieferant), den Abnehmer zur Übermittlung des Dokuments zu bewegen. Der Nachweis der vorliegenden Voraussetzungen für die Steuerfreiheit ist zwingend durch den Unternehmer zu erfolgen und kann grundsätzlich nur mittels Gelangensbestätigung oder Alternativnachweise (Belege und Aufzeichnungen) erbracht werden.
Die Spediteurbescheinigung ist ein anerkannter Alternativnachweis und muss § 17a Abs. 3 Satz 1 Nr. 1 Buchst. b UStDV folgende Angaben enthalten:
Die Bestätigung kann gleichermaßen in schriftlicher oder elektronischer Form erfolgen. Bei einer elektronischen Übermittlung (z. B. per Mail) muss auch hier ersichtlich sein, dass der Ursprung beim Abnehmer liegt. Der Nachweis mittels Spediteurbescheinigung kann sich aus der Vorlage mehrerer Dokumente ergeben, die sich nicht zwingend aufeinander beziehen müssen. In der Regel steht die Speditionsbestätigung ausschließlich mit einer bereits erfolgten Lieferung in Zusammenhang. Im Einzelfall kann auch eine Spediteursbescheinigung über die lediglich beabsichtigte Verbringung ausreichen, in diesem Fall müssen jedoch weitere Nachweise vorliegen (z. B. Überweisungsbeleg über die Zahlung des Liefergegenstands).
Für den Lieferanten und den Abnehmer bedeutet die Gelangensbestätigung einen bürokratischen Mehraufwand, bei hohen Liefermengen kann sich diese Anforderungen sogar stark einschränkend auswirken. Da Sie als Unternehmer auf die Übermittlung der Bescheinigung durch den Kunden angewiesen sind, ist es sinnvoll, dem Abnehmer ein bereits ausgefülltes Dokument zu übermitteln. Ein einfach gestaltetes Musterdokument, in dem bereits die wesentlichen Angaben enthalten sind, erleichtert dem Kunden die Arbeit. Er muss lediglich noch den Zeitpunkt des Warenerhalts, das Ausstellungsdatum und die Unterschrift ergänzen. Sie profitieren von einer zügigen Rückgabe des Dokuments und können die Voraussetzungen für die Steuerfreiheit sicher nachweisen.
Das BMF stellt zwar Mustertexte zur Verfügung, diese sind jedoch aufgrund Ihres behördlichen Charakter wenig praktikabel und daher im grenzübergreifenden Warenverkehr nicht empfehlenswert. Wir haben selbst ein Gelangensbestätigung-Muster-Dokument erstellt, um Ihnen die Erfassung der Bestätigung deutlich zu erleichtern.
Verwenden Sie zur Sicherheit ein Gelangensbestätigung-Muster. Sie erleichtern Ihren Kunden die Arbeit und profitieren von einer sicheren Erfüllung Ihrer Nachweispflicht. Sie haben Fragen zur Gelangensbescheinigung, wünschen eine Beratung oder benötigen Hilfe bei anderen Steuer-Themen? Die Pandotax Steuerberatungsgesellschaft steht Ihnen gerne mit umfassender Expertise zur Seite – wenden Sie sich vertrauensvoll an Ihre zuverlässigen Steuerexperten.
Dirk Wendl ist schon sein gesamtes Berufsleben im Bereich Steuern tätig. Nach einer Ausbildung als Steuerfachangestellter und einer Fortbildung zum Bilanzbuchhalter absolvierte er nach einer weiteren umfangreichen Ausbildung 2006 die Prüfung als Steuerfachwirt und Steuerberater. Seit 2015 ist er geschäftsführender Gesellschafter der Pandotax Steuerberatungsgesellschaft in Köln. Dirk Wendl hat sich seitdem vor allem als Spezialist für Internationales Steuerrecht, E-Commerce und als Digitalisierungsexperte einen deutschlandweit guten Ruf erarbeitet.
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