Viele Gastronomen unterschätzen die Bedeutung der Kassenbuchführung. Zwar nimmt die Bargeldzahlung insgesamt und auch in der Gastronomie weiter ab, vernachlässigt werden sollte dieser Bereich in Bezug auf eine ordnungsgemäße Buchhaltung allerdings keinesfalls. Das Finanzamt legt jedoch großen Wert auf ordnungsgemäße Kassenbücher und wird auch in Zukunft ein strengeres Augenmerk auf diesen Aspekt richten. Aus diesem Grund sollten sich betroffene Unternehmer unbedingt mit den wichtigen Anforderungen einer ordnungsgemäßen Kassenbuchführung befassen. Erfahren Sie hier alles Wissenswerte über den richtigen Umgang mit dem Kassenbuch Gastronomie.
Inhaltsverzeichnis
Das Wichtigste vorab kurz zusammengefasst
- Jeder mit einem Umsatz von mehr als 600.000 Euro und einem Gewinn von 60.000 Euro muss ein Kassenbuch führen.
- Kleingewerbetreibende ohne Umsatzsteuerpflicht müssen kein Kassenbuch führen.
- Alle Umsätze müssen im Kassenbuch detailliert erfasst werden.
- Es gibt in Deutschland bisher keine Pflicht zur digitalen Kassenführung.
- Es gibt Software-Tools, die eine ordnungsgemäße Kassenführung erleichtern.
Was bedeutet Kassenbuch in der Gastronomie?
Das Kassenbuch ist ein unverzichtbarer Nachweis für die Gastronomie sowie für alle anderen Betriebe mit Bargeldverkehr. Es umfasst alle Einnahmen und Ausgaben des gastronomischen Betriebes auf Grundlage einer Geschäftskasse . Für das Kassenbuch gelten strenge Richtlinien und ausnahmslos jede Bargeldbewegung muss genau erfasst werden.
Welche Pflichtangaben müssen zu jedem Geschäftsvorfall aufgezeichnet werden?
Grundsätzlich müssen für jeden einzelnen Geschäftsvorfall folgende Angaben aufgeführt sein:
Pflichtangaben zu jedem Geschäftsvorfall
- Datum
- Belegnummer
- Betrag der Einnahme/Ausgabe (mit Währungsangabe)
- Zweck (Buchungstext)
- Steuersatz
- Vorsteuer / Umsatzsteuer des Betrages
- aktueller Kassenbestand
Wer muss ein Kassenbuch führen?
Die Führung eines Kassenbuchs und die Einzelaufzeichnungspflicht sind für alle buchführungspflichtigen Unternehmen gemäß §§ 140 – 148 AO und § 238 ff. HGB verpflichtend. Ob eine Eintragung im Handelsregister erfolgte oder nicht, ist dabei irrelevant. Entscheidend ist ausschließlich, dass es sich um einen nach kaufmännischen Maßstäben eingerichteten Geschäftsbetrieb handelt. Anhaltspunkte sind diesbezüglich insbesondere folgende Kriterien:
- große Mitarbeiterzahl
- hoher Umsatz
- umfangreiche Geschäftskontakte
- vielfältiges Warenangebot
Ist der Betrieb eines gewerblichen Unternehmens kein Handelsgewerbe, gilt es mit Eintragung ins Handelsregister dennoch als solches. Ebenfalls buchführungspflichtig sind Kleingewerbetreibende, die freiwillig einen Handelsregistereintrag vornehmen lassen. Kaufleute und Gewerbetreibende, die jährlich mehr als 600.000 Umsatz und mehr als 60.000 Euro Gewinn verzeichnen, unterliegen der Buchführungspflicht. Ist dies in zwei aufeinanderfolgenden Geschäftsjahren nicht der Fall, können sich Einzelkaufleute nach geltendem Recht auf Antrag davon befreien lassen. Wenn die Voraussetzungen gegeben sind, ist dies auch bei Neugründungen der Fall.
Wer muss kein Kassenbuch führen?
Nach § 146 AO sind alle Unternehmer zur Einzelaufzeichnung aller Umsätze verpflichtet. Ein Kassenbuch muss jedoch nach § 22 UStG nur von umsatzsteuerpflichtigen Unternehmern geführt werden. Ein Kleingewerbetreibender, der lediglich eine Einnahmenüberschussrechnung vornimmt, muss kein ordnungsgemäßes Kassenbuch führen. Die einzelnen Einnahmen müssen allerdings dennoch aufgezeichnet werden. Angehörige der “Freien Berufe” wie beispielsweise Ärzte oder Rechtsanwälte sind nicht buchführungspflichtig und müssen somit kein Kassenbuch führen.
Unter folgenden Voraussetzungen sind Unternehmer nicht buchführungspflichtig:
- Jahresumsatz unter 600.000 Euro
- Jahresgewinn unter 60.000 Euro
- Keine Verpflichtung zur Buchführung durch andere Gesetze (Handelsrecht oder aufgrund Rechtsform)
Selbst wenn lediglich eine dieser Bedingungen nicht erfüllt ist, muss zwingend eine Bilanz erstellt werden (siehe § 141 Abgabenordnung).
Neuigkeiten zum § 146 AO
Das Bundesfinanzministerium hatte mit einem Schreiben im Januar 2022 den Anwendungserlass zur AO geändert. Damit gäbe es Erleichterungen für Dienstleister, die eine offene Ladenkasse führen und an eine Vielzahl von Barzahlern verkaufen. In diesen Fällen wäre es eventuell nicht zumutbar, jeden Verkauf einzeln detailliert zu erfassen. Jedenfalls dann nicht, wenn keine digitale Kassenführung vorliegt.
Hinweis:
Während eine Einzelaufzeichnungspflicht z.B. für Bäckereien oder Kioske teilweise nicht zumutbar sein könnte, so ergibt sich in der Gastronomie ein anderes Bild. Hier könnten Bars & Diskotheken von dieser Regelung profitieren. Besprechen Sie dieses Thema unbedingt mit Ihrem Steuerberater!
Welche Arten der Kassenbuchführung sind erlaubt?
Der Gesetzgeber nennt hinsichtlich Erfassung und Kassensystem keine festen Vorgaben. Daher kann das Kassenbuch in der Gastronomie wahlweise manuell oder elektronisch mittels Software geführt werden. Möglich sind beispielsweise folgende Systeme:
- offene Ladenkasse
- mechanische Registrierkasse
- elektronische/digitale Registrierkasse
- andere Systeme (Taxameter, Waage mit Kassenfunktion, etc.)
Der Grund für den Umzug bestimmt, wo die Kosten in der Steuererklärung eingetragen werden müssen:
Welche Grundsätze gibt es bei der Kassenbuchführung zu beachten?
Unabhängig von der gewählten Variante des Kassenbuches müssen die handelsrechtlichen sowie steuerrechtlichen Grundsätze einer ordnungsgemäßen Buchführung (GoB) beachtet werden. Weiterhin ist die Einhaltung der Grundsätze der Finanzverwaltung hinsichtlich der Aufbewahrung der Unterlagen, Aufzeichnungen und Bücher in elektronischer Form sowie in Bezug auf den Datenzugriff unverzichtbar.
Grundsätzlich müssen für die ordnungsgemäße Führung des Kassenbuchs alle Einträge in die Geschäftsbücher einzeln, korrekt, vollständig, geordnet und zeitgerecht erfolgen (siehe § 146 Absatz 1 Satz 1 AO). Alle Einnahmen und Ausgaben in bar muss der Gastronom täglich erfassen (siehe §146 Absatz 1 Satz 2 AO). Eine Erfassung der Bareinnahmen zu einem späteren Zeitpunkt ist nur möglich, wenn wichtige geschäftliche Gründe die zeitgerechte Erfassung verhindern. Ebenfalls wichtig ist die Erfassung der sollmäßigen Veränderung des Kassenbestands. Anhand folgender Auflistung sind weitere Anforderungen an die ordnungsgemäße Kassenbuchführung ersichtlich:
Anforderungen an die ordnungsgemäße Kassenbuchführung
- Keine Buchung erfolgt ohne Beleg!
- Alle Belege müssen fortlaufend nummeriert werden.
- Der Kassenbericht muss lückenlos und fortlaufend geführt werden (keine Leerzeilen)-
- Einträge werden geordnet nach Tagesfolge und nicht willkürlich vorgenommen (beispielsweise nicht: 15. Februar, 8. Februar, 20. Februar, etc.)-
- Die Barbestände der Kasse müssen regelmäßig überprüft und nachgezählt werden-
- Soll- und Istbestand müssen jederzeit miteinander verglichen werden können.
- Eintragungen dürfen nachträglich nicht verändert oder unkenntlich gemacht werden.
- Eine fehlerhafte Eintragung kann gestrichen werden, muss jedoch noch lesbar und somit nachvollziehbar sein (die Korrektur erfolgt mittels eines neuen Eintrags).
- Ein negativer Kassenbestand ist technisch nicht möglich und darf nicht auftreten.
- Geldverschiebungen zwischen Kasse und Bank müssen lückenlos dokumentiert werden.
- Private Einlagen und Privatentnahmen müssen täglich aufgezeichnet werden.
- Private Vorverauslagungen sowie die entsprechenden Erstattungen aus der Kasse müssen als Ausgaben erfasst werden (Datum ist immer der Tag der Auszahlung aus dem Kassenbestand).
Wenn die Buchführung der Kasse nicht ordnungsgemäß, richtig und vollständig erfolgt, kann dies im Falle einer Prüfung zu ernsten Konsequenzen führen.
Welche Neuregelungen gibt es bezüglich Kassenbuch?
Ab Januar 2020 gab es vielfältige Neuerungen zum Thema Kassenbuch. So sollten Manipulation an Kassenaufzeichnungen sowie der damit verbundene Steuerbetrug wirksam eingedämmt werden. Insbesondere folgende Änderungen waren dabei relevant:
Meldepflicht:
Alle Steuerpflichtigen müssen dem zuständigen Finanzamt die Art sowie die Anzahl der im Unternehmen genutzten elektronischen Aufzeichnungssysteme sowie der zertifizierten technischen Sicherheitseinrichtungen melden.
Umstellung von elektronischen Registrierkassen:
Seit Januar 2020 müssen Aufzeichnungssysteme durch zertifizierte Sicherheitseinrichtungen geschützt werden. Die Bestimmung sowie Zertifizierung hinsichtlich der technischen Anforderungen werden vom Bundesamt für Sicherheit in der Informationstechnik (BSI) vorgenommen. Ausnahmen gelten für Registrierkassen, die den Regelungen der Kassenrichtlinie 2010 entsprechen und zwischen dem 25. November 2010 und dem 31. Dezember 2019 angeschafft wurden. Wenn diese Kassen bauartbedingt nicht aufrüstbar sind und die neuen Anforderungen somit nicht erfüllen können, war für betroffene Unternehmer die Nutzung bis 31. Dezember 2022 weiterhin möglich.
Pflicht zur Ausgabe von Quittungen an Kunden:
Werden elektronische Aufzeichnungssysteme genutzt, muss bei jedem Geschäftsvorfall ein Beleg (in Papierform oder elektronisch) für den Kunden erstellt werden. Allerdings muss der Kunde diesen Beleg nicht zwingend mitnehmen. Eine Befreiung von der Belegausgabepflicht ist aus Zumutbarkeitsgründen für Unternehmen möglich, die Waren an eine große Zahl nicht bekannter Personen verkaufen. Diese Regelung könnte in der Gastronomie zum Beispiel für Bars und Diskotheken angewendet werden.
Tipp:
Sprechen Sie den (neuen) Arbeitgeber unbedingt auf dieses Thema an! Für ein Unternehmen ist die Übernahme von Umzugskosten aufgrund der Steuer- und Sozialversicherungsfreiheit attraktiv und wird oft genutzt, um (neue) Mitarbeiter zu motivieren!
Bußgelder:
Zusätzlich zur bisherigen Regelung können seit Januar 2020 auch Bußgelder in Höhe von bis zu 25.000 Euro gegen Vertreiber von nicht ordnungsgemäßen Kassensystemen oder Manipulations-Software erhoben werden. Ein Bußgeld kann bei einem Verstoß und unabhängig von der Entstehung eines steuerlichen Schadens erhoben werden.
Weitere wichtige Fragen zum Thema Kassenbuch in der Gastronomie
Wir haben hier für Sie weitere wichtige Fragen zum Thema Kassenbuch zusammengestellt:
Welche Kassenbuch Tools gibt es?
Die Nutzung spezieller Tools für das Kassenbuch Gastronomie erleichtert die tägliche Arbeit. Nachstehend finden Sie einige Beispiele:
- Kassenbuch-Software orgaMax: https://www.deltra.com/kassenbuch-software/
- Lexware Kassenbuch: https://shop.lexware.de/lexware-kassenbuch
- Online-Kassenbuch von Datev: https://www.datev.de/web/de/m/ueber-datev/datev-im-web/datev-von-a-z/kassenbuch-online-datev-kassenbuch-programm/
- Kassenbuch FGS Cashbook (Freeware): https://www.fgs-ltd.com/de/kassenbuch/kassenbuch.html
Tipp:
Fragen Sie Ihren Steuerberater nach dem für Sie richtigen Tool. Steuerberatungskanzleien kennen sich mit diesem Thema besonders gut aus und können Ihnen viele Tipps geben, die Ihnen die Buchführung erleichtern. Gerne stehen wir von der Pandotex Steuerberatungsgesellschaft für alle diesbezüglichen Fragen zur Verfügung.
Kann man das Kassenbuch mit Excel führen?
Nein, eigentlich nicht – denn laut § 158 AO ist die Buchhaltung mittels veränderbarer elektronischer Dateien unzulässig. So soll Manipulationen und einem möglichen Steuerbetrug vorgebeugt werden. Bei einer Prüfung kann die einfache Kassenbuch-Excel-Tabelle dazu führen, dass die Steuerbehörde “hinzuschätzt”. Als Rechtsgrundlage für diese Vorgehensweise dient § 162 AO. Somit ist die Verwendung einer entsprechenden Software deutlich sinnvoller.
Tipp:
Allerdings kann eine Excel-Tabelle reichen, wenn zu allen Einnahmen Einzelbelege vorliegen. Dann besteht die Kassenbuchführung aus den Einzelbelegen. Diese müssen dann jedoch zwingend mit der Excel-Tabelle übereinstimmen!
Welche Strafen drohen bei fehlerhafter Kassenbuchführung?
Eine fehlerhafte Kassenbuchführung kann im Ernstfall zu ernsten Konsequenzen führen. Neben den Hinzuschätzungen, die zu hohen Forderungen führen können, drohen zudem folgende Maßnahmen:
- hohe Geldbußen
- gewerberechtliche Sanktionen
- bei Steuerhinterziehung: Freiheitsstrafen
Das Finanzamt akzeptiert keine Fehler in der Kassenbuchführung im Rahmen einer nicht ordnungsgemäßen Buchhaltung. Wenn Angaben fehlen, unvollständig sind oder nachträglich Korrekturen vorgenommen wurden, kann die Finanzbehörde eine Berichtigung der fehlenden oder falschen Daten fordern. Hat der Steuerpflichtige komplett auf die Führung von Kassenbüchern verzichtet, ist der Verlust der Konzession möglich. In schwerwiegenden Fällen droht möglicherweise ein Steuerstrafverfahren.
Welche Vorteile bieten elektronische Registerkassen?
Der Einsatz einer elektronischen Registrierkasse erleichtert diese Arbeiten deutlich, da sie mit zahlreichen Funktionen ausgestattet ist und die Einzeleingaben selbsttätig aufzeichnet. Die Kassen bieten unterschiedliche Speicherfunktionen an und per Knopfdruck lassen sich verschiedene Summen bilden.
Was ist ein Z-Bon und wie muss mit ihm umgegangen werden?
Der Tagesend-Summen-Bon oder Z-Bon fasst die gesamten Umsätze eines Tages zusammen. Alle Z-Bons (auch doppelt gedruckte Exemplare) müssen aufbewahrt werden, damit alle Einnahmen vollständig nachgewiesen werden können. Zusätzlich müssen die jeweiligen Endsummen täglich in das Kassenbuch übertragen werden. Für Steuerprüfer besitzt die Z-Abfrage große Bedeutung, da hier alle Brutto- und Nettoumsätze eingesehen werden können.
Tipp:
Prüfen Sie gemeinsam mit Ihrem Steuerberater die Anwendbarkeit dieser Regelung für Ihren Gastronomiebetrieb!
Der Z-Bon muss folgende Angaben enthalten:
- Unternehmensname
- Tagesdatum
- Summe der Tagesumsätze
- Anzahl der Kunden
- Zahlungsarten (Bar, Kreditkarte, etc.)
- Auflistung aller Retouren und Stornierungen
- Uhrzeit des Bonabrufs
- fortlaufende Nummer (gibt der Z-Zähler an)
Was ist eine Kassennachschau?
Seit 2018 können die Finanzbehörden unangemeldete Kassenkontrollen vornehmen. Bei der sogenannten Kassennachschau handelt es sich um ein spezielles Verfahren, mit dem zeitnah die Ordnungsmäßigkeit der Kassenaufzeichnungen sowie die ordnungsgemäße Übertragung der Aufzeichnungen in die Buchführung überprüft wird. Damit der Steuerprüfer problemlos nachvollziehen kann, ob korrekt Buch geführt wurde, müssen die relevanten Unterlagen wie Bücher, Belege und Aufzeichnungen vorgelegt sowie ein Datenzugriff oder eine Bereitstellung per Datenträger ermöglicht werden.
Innerhalb der üblichen Arbeits- und Geschäftszeiten dürfen Steuerbeamte die Geschäftsräume und Geschäftsgrundstücke der Steuerpflichtigen ohne Vorankündigung betreten. Diese Berechtigung umfasst auch Fahrzeuge, die der Steuerpflichtige beruflich oder gewerblich nutzt. Erforderlich ist dies zur Feststellung diverser Sachverhalte, die für die Besteuerung relevant sind. Dabei ist es unerheblich, ob Fahrzeuge, Räumlichkeiten und Grundstücke zum Eigentum des Steuerpflichtigen gehören. Eine Kassennachschau kann auch außerhalb der üblichen Geschäftszeiten erfolgen, falls im betreffenden Unternehmen schon/noch gearbeitet wird.
Der Steuerprüfer muss sich ausweisen und der Steuerpflichtige ist im Rahmen der Kassennachschau zur Mitwirkung verpflichtet. Ist er selbst nicht anwesend, kann diese Pflicht auf anwesende Personen übergehen. Dies ist der Fall, wenn die betreffenden Personen über wesentliche Zugriffs- sowie Benutzungsrechte hinsichtlich des Kassensystems verfügen. Der Steuerprüfer kann zu Dokumentationszwecken Belege und weitere Unterlagen fotografieren oder scannen. Testkäufe, die Frage nach dem Geschäftsführer oder eine Beobachtung der Kassenhandhabung darf der Steuerprüfer auch ohne Pflicht zur Ausweisvorlage durchführen.
Der Steuerprüfer muss sich ausweisen und der Steuerpflichtige ist im Rahmen der Kassennachschau zur Mitwirkung verpflichtet. Ist er selbst nicht anwesend, kann diese Pflicht auf anwesende Personen übergehen. Dies ist der Fall, wenn die betreffenden Personen über wesentliche Zugriffs- sowie Benutzungsrechte hinsichtlich des Kassensystems verfügen. Der Steuerprüfer kann zu Dokumentationszwecken Belege und weitere Unterlagen fotografieren oder scannen. Testkäufe, die Frage nach dem Geschäftsführer oder eine Beobachtung der Kassenhandhabung darf der Steuerprüfer auch ohne Pflicht zur Ausweisvorlage durchführen.
Hinweis:
Es sollte unbedingt beachtet werden, dass nicht ausschließlich computergestützte Kassensysteme einer Kassennachschau unterliegen. Auch andere Systeme, wie zum Beispiel offene Ladenkassen, Registrierkassen, elektronische Kassen, App-Systeme, Taxameter und Waagen mit Registrierkassenfunktion sind betroffen. Werden bei der Kassennachschau Mängel festgestellt, kann der Steuerprüfer ohne weitere Prüfungsanordnung zu einer Außenprüfung übergehen.
Welche Kassenbuchfälle lösen bei Steuerprüfern Bedenken aus und sorgen für eine genauere Prüfung?
Steuerprüfer sehen bei Kassenbüchern genauer hin, da hier leicht Manipulationen vorgenommen werden können. Bei speziellen Faktoren werden sie besonders misstrauisch:
- Lange Phasen, die einen sehr hohen Kassenbestand aufweisen.
- Lange Zeiträume ohne erfasste Kassenfehlbeträge.
- Im Kassenbuch ist über einen Zeitraum von vier Wochen oder mehr keine stornierte Rechnung erfasst.
- Auf volle Euro gerundete Kassenbeträge.
- Im Kassenbuch befinden sich doppelt erfasste Belege, die im Saldo nur einmal auftauchen.
- Belege sind im Saldo doppelt erfasst und finden sich nur einmal im Kassenbuch.
Fazit:
Vernachlässigen Sie das Thema Kassenbuch nicht! Gerne helfen wir Ihnen bei der Auswahl der richtigen Software und geben Ihnen wertvolle Tipps. Wenden Sie sich bei allen Fragen rund um das Thema Kassenbuch Gastronomie vertrauensvoll an die Pandotax Steuerberatungsgesellschaft.
*Hinweis: Die Informationen in diesem Artikel sind nach bestem Wissen und Gewissen recherchiert, zusammengetragen und geschrieben. Sie ersetzen jedoch keine Rechts- oder Steuerberatung. Bitte stellen Sie für eine rechtlich bindende Beratung eine Anfrage. Wir übernehmen keine Haftung für die Richtigkeit, Vollständigkeit oder mögliche Änderung der Sachlage.
