Vor allem bargeldreiche Branchen wie die Gastronomie sind in der heutigen Zeit zum Einsatz von hochwertigen Kassensystemen verpflichtet. Im Jahr 2023 ist die Bemühung des Finanzministeriums, eine ordentliche Abrechnung in den Unternehmen vorzufinden, deutlich festzustellen. In den sogenannten „Grundsätzen zur ordnungsmäßigen Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form sowie zum Datenzugriff“ oder kurz auch „GoBD„, wird klar geregelt, wie sich Unternehmen zu verhalten haben und welche Regeln sie hinsichtlich der Buchhaltung einhalten müssen. Doch wer ist dazu verpflichtet, GoBD konforme Kassensysteme zu installieren und was sind ihre Vorteile? Wir werfen einen Blick auf die nachfolgenden Themenbereiche:
Inhaltsverzeichnis
Die wichtigsten Punkte vorab:
- Welche Bedeutung hat die Bezeichnung "GoBGoBD konformD-konform?"
- Wer muss das Thema GoBD beachten?
- Welche Anforderungen müssen Kassensysteme hinsichtlich GoBD erfüllen?
- Welche Daten werden bei einem GoBD-Kassensystem abgespeichert?
- Gibt es spezielle Kassensystemregeln für die Gastronomie?
- Ist eine Kombination des Kassensystems mit Tablet und Smartphone möglich?
- Beispiele für Kassensysteme in der Gastronomie
- Ist SumUp als System GoBD-konform?
- Fazit: Darum lohnt es sich, ein GoBD-konformes Kassensystem zu installieren
Was bedeutet die Bezeichnung "GoBD-konform"?
Die Grundsätze zur ordnungsmäßigen Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form sowie zum Datenzugriff regeln die Anforderungen an die Buchführung und stellen zudem klar, welchen Aufzeichnungspflichten ein Unternehmen nachkommen muss. Das Ziel dieser Vorgehensweise ist einfach erklärt, denn wenn ein Betrieb GoBD konform agiert, ist es für ihn schwierig, die Finanzen zu manipulieren und mögliche Einnahmen vor dem Finanzamt zu verschleiern.
Mit dieser Regelverschärfung hat das Finanzamt quasi eine Verschärfung der „Grundsätze ordnungsmäßiger Buchführung“ oder kurz „GOB“ eingeführt. Die GoBD Bedeutung zieht also eine bessere Absicherung gegenüber finanziellen Manipulationen nach sich. Im Jahr 2023 sieht das Finanzamt sogenannte offenen Ladenkassen überhaupt nicht gerne. Stattdessen wird auf die Verwendung von modernen Kassensystemen gepocht. Diese gelten als weitaus sicherer und sind in der Lage, Betrugsversuche im Keim zu ersticken.
Für wen gelten die GoBD?
Ein GoBD Kleinunternehmer ist ebenso in der Pflicht, ein Kassensystem mit lupenreiner Funktionsauswahl für die Steuerprüfung vorzuweisen wie ein großer Betrieb mit zahlreichen Angestellten. Diese modernen Kassensysteme sind häufig recht komplex und erfordern ein Einlernen der Mitarbeiter, welche die Kasse täglich benutzen, sodass sämtliche Eingaben korrekt verbucht werden. Interessanterweise stellt die Gastronomie-Branche einen Sonderfall dar. Die Kassensysteme in diesem Bereich sind nicht nur besonders fortschrittlich, sie halten auch eine Menge technischer Lösungen bereit. POS-Gastronomiekassen sind in den meisten Fällen in direktem Kontakt zu mobilen Endgeräten, welche etwa dabei helfen, eine Bestellung fixer aufzunehmen.
Unternehmen aus der Gastronomie sollten sich die verschiedenen Kassensysteme genaustens ansehen und abwägen, welche Modelle einen sinnvollen Einsatz möglich machen. Experten empfehlen in diesem Zusammenhang jedoch, Modelle auszuwählen, welche es ermöglichen, Bons an einem Tisch aufzusplitten und diverse Zahlungsarten erlauben. Da es sich bei der Gastro um einen Unternehmensbereich handelt, der mit einem reichlichen Fluss an Bargeld konfrontiert ist, hat das zuständige Finanzamt meist besondere Adleraugen auf eine ordnungsgemäße Abrechnung innerhalb dieser Betriebe.
Was muss ein GoBD-konformes Kassensystem beinhalten?
Der Gesetzgeber hat diese Kassenregelungen eingeführt, um die Kunden vor Ort zu schützen und potenzielle Betrugsversuche direkt im Keim zu ersticken. Man kann sagen, dass die Regeln seit dem Jahr 2020 in vier Sektoren aufgeteilt werden können. So muss ein elektronisches und vor allem GoBD-konformes Kassensystem in der heutigen Zeit die nachfolgenden Aspekte abdecken:
- Verfahrensdokumentation
- elektronisches Aufzeichnungsmaterial
- langfristige Datenaufbewahrung
- zertifizierter Manipulationsschutz der Software
Das Finanzamt hat ein großes Interesse daran, dass Unternehmen beim Thema „GoBD konform Rechnung“ strikte Regeln vorfinden und kein Raum für Experimente bleibt. Es geht insbesondere darum, eine korrekte Verrechnung sicherzustellen und Betriebe daran zu hindern, Geldsummen am Staat vorbeizuschmuggeln.
Gerne helfen Ihnen unsere Experten von der Pandotax Steuerberatung weiter. Lassen Sie sich von uns professionell beraten, um möglichst viele Vorteile zu nutzen.
Welche Daten muss ein GoBD-konformes Kassensystem speichern?
Die Aufbewahrungsfristen in der Buchhaltung entsprechen je nach Dokumentenart einem Zeitraum von 6 oder 10 Jahren. Der Beginn dieser Aufbewahrungszeit beläuft sich auf das Ende des jeweiligen Kalenderjahres. Generell ist es ratsam, sämtliche Unterlagen aufzubewahren, welche dem Verständnis der Buchführung dienlich sind. In den Augen der Finanzämter kann man quasi nie genug Unterlagen aufbewahren. Selbst in der modernen Ära des digitalen Zeitalters bedeutet dies für Betriebe in der Regel eine Menge Papierkram und Buchhaltungsaufwand. Das Bundesfinanzministerium gibt eine Liste mit Must-haves vor, welche ein Kassensystem im Jahr 2023 vorweisen muss:
- Dokumentierung und Speicherung aller Entnahmen
- Speicherung sämtlicher Stornobuchungen
- Abspeicherung der jeweiligen Zahlungsarten
- Angaben zu den Retouren
- Anzeige der sogenannten „Z-Bons“ – die Tagessumme
- Auflistung der jeweiligen Einzelpositionen
- Speicherung der Tagesabschlussauswertungen
Wer muss GoBD-konform archivieren?
Im Grunde genommen fast alle Unternehmen der heutigen Zeit. Jedes Geschäft, welches Gewinne erzielt, muss diese lückenlos dem Finanzamt präsentieren und imstande sein, Einnahmen und Ausgaben einzeln aufzuzeichnen. Ein hochwertiges Kassensystem hilft dabei, sämtliche Vorgaben des Bundesfinanzministeriums zu erfüllen und sich an die Richtlinien zu halten. Viele Geschäftsbereiche weisen eine Aufbewahrungspflicht der buchhaltungsrelevanten Informationen von 10 Jahren vor. Die Dokumente müssen in dieser Zeit schreibsicher aufbewahrt werden, um Manipulationen zu verhindern. Wichtig ist auch, dass eine Rechnung nach der Ausstellung nicht mehr verändert werden darf. Unternehmen unterliegen weiter der Pflicht, die Unterlagen jederzeit dem Finanzamt vorlegen zu können.
Was muss ein modernes Gastronomie-Kassensystem bieten?
Neben den normalen Anforderungen, die ein GoBD-konformes Kassensystem ohnehin bereits an den Tag legen muss, gibt es speziell für die Gastronomie weitere technische Angebote, die heute zum Standard gehören und müssen. Die Zeiten, in denen die Servicekräfte eine Bestellung mit Zettel und Stift aufgenommen haben, sollten inzwischen eigentlich der Vergangenheit angehören. Heutzutage wird eine Bestellung im Idealfall in ein mobiles Endgerät eingepflegt, welches in direkter Verbindung mit der POS-Kasse steht. Die Bons an einem einzelnen Tisch zu splitten, ist eine weitere Funktion, die heute in der Gastro unabdingbar ist. Zudem müssen Gastro-Unternehmen in der Lage sein, Bons für die Gäste auszudrucken und verschiedene Zahlungsarten anbieten. Für moderne Gastro-Unternehmen stellen diese elektronischen Kassensysteme eine wahre Arbeitserleichterung dar.
Welche Kassensysteme sind für Smartphones und Tablets geeignet?
Wir leben in einer digitalisierten Welt und daher ist es keinesfalls verwunderlich, dass eine Großzahl der Kassensysteme mobil in Verbindung mit Smartphones und Tablets genutzt werden können. Diese Systeme eignen sich vor allem für die Gastronomie, da die Servicekräfte von Tisch zu Tisch laufen und dort Bestellungen entgegennehmen. Mit diesen mobilen Eingabegeräten entfällt der ständige Gang zu einer stationären Point-of-Sale-Kasse. Sehr beliebt sind auch mobile Kartenlesegeräte, welche es den Kunden erlauben, bequem und schnell zu bezahlen. Zusätzlich sollten sich Unternehmen einen mobilen Bondrucker zulegen, um der Kundschaft einen Zahlungsbeleg ausdrucken zu können. Zu den am weitesten verbreiteten Kassensystemen für Smartphones bzw. Tablets gehört das Angebot von Lightspeed (Gastrofix). Aber auch SumUp wird in diesem Bereich gerne eingesetzt.
Welche Kassensysteme sind für die Gastronomie geeignet?
Die Gastronomie-Branche kommt jeden Tag mit großen Summen an Bargeld in Kontakt. Tatsächlich hatte die Gastro über einen langen Zeitraum mit dem Image zu kämpfen, besonders anfällig für Manipulationsversuche zu sein. Mit der Einführung moderner Kassensysteme hat das Bundesfinanzministerium Hürden geschaffen, um diesen Betrugsmaschen Einhalt zu gebieten. Die Erfolge sind nicht zu übersehen. Für die Gastronomie-Betriebe bedeuten die modernen Kassensysteme erst einmal einen Mehraufwand, aber auf lange Sicht auch eine Arbeitserleichterung.
Wenn es um die Eignung von Kassensystemen für die Gastronomie geht, so kommen diverse Angebote infrage, um eine ordnungsgemäße Buchhaltung durchführen und GoBD konform archivieren zu können. Ein qualitatives System zur Datenaufbewahrung, Verfahrensdokumentation, elektronischen Aufzeichnung und für einen zertifizierten sowie technischen Manipulationsschutz der Software ist für Gastro-Betriebe heute ein Muss. Bei verschiedenen Online-Vergleichen schnitten die nachfolgenden Kassensysteme in Bezug auf den Gastro-Sektor besonders gut ab:
- Lightspeed (Gastrofix)
- Ready2order
- Tillhub
- Sumup kasse
- Vectron
- POSSUM
- Gastronovi
Ist SumUp GoBD-konform?
Das POS Kassensystem von SumUp erfreut sich an einer großen Beliebtheit und ist daher in vielen Geschäften im Bezahlbereich zu entdecken. Interessenten an diesem Kassensystem erhalten ein komplett fertiges und einsatzbereites Bezahlsystem, welches neben einem iPad mit Kassensoftware auch noch eine Bargeldschublade, ein Standfuß für das iPad, einen Bondrucker und natürlich das SumUp Air Kartenmaterial vorweist. Darüber hinaus besteht optional die Chance, einen qualitativen Barcodescanner zu bekommen. Es handelt sich hierbei um ein GoBD-konformes System, welches imstande ist, die notwendigen Daten für den Steuerberater vorzubereiten.
Die Geschäfte kaufen sich in diesem Fall einmalig ein Hardwarepaket und bezahlen im Anschluss eine monatliche Lizenzgebühr, welche die Nutzung der Software erlaubt. Sollten sich eines Tages Änderungen der gesetzlichen Richtlinien ergeben, wäre es möglich, die Anpassungen in der Software über ein Update vorzunehmen. Weiter steht der Anbieter für ein hohes Sicherheitslevel.
Fazit: Lohnt es sich, ein GoBD-konformes Kassensystem zu installieren?
Auf alle Fälle, denn der Arbeitsaufwand wird nicht nur minimiert, er fällt auch wesentlich einfacher. Der hauptsächliche Grund, das Kassensystem finanzamtkonform zu gestalten, ist jedoch die gesetzliche Regelung. Unternehmen, welche ihre Einnahmen nicht korrekt verbuchen und es verpassen, eine ordentliche Buchhaltung zu führen, können schwerwiegende rechtliche Probleme bekommen. Daher ist es sinnvoll, von Beginn an auf GoBD-konforme Kassensysteme zu setzen, um Manipulationsvorwürfen direkt keine Chance zu lassen. Die Verwendung dieser elektrischen Kassensysteme bietet ohnehin eine Großzahl an Vorteilen, um einen geschäftlichen Bezahlvorgang schnell und sicher abzuschließen.
*Hinweis: Die Informationen in diesem Artikel sind nach bestem Wissen und Gewissen recherchiert, zusammengetragen und geschrieben. Sie ersetzen jedoch keine Rechts- oder Steuerberatung. Bitte stellen Sie für eine rechtlich bindende Beratung eine Anfrage. Wir übernehmen keine Haftung für die Richtigkeit, Vollständigkeit oder mögliche Änderung der Sachlage.
