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Das große Pandotax-Steuer-Glossar
Mit der Fahrtkostenpauschale können Arbeitnehmer das zu versteuernde Einkommen senken und Steuern sparen. Laut einer Schätzung des Bundesfinanzministeriums wurden alleine im Steuerjahr 2019 rund 11,6 Millionen Steuerzahler um insgesamt ca. 5,1 Milliarden Euro entlastet. Lesen Sie in diesem Beitrag die wichtigsten Fakten und Tipps zum Thema Entfernungspauschale.
Die Fahrtkostenpauschale oder Entfernungspauschale ist eine steuerliche Erleichterung, die im deutschen Einkommenssteuerrecht geregelt ist. Sie wirkt sich steuermindernd aus, gemäß § 9 EStG können Arbeitnehmer die Aufwendungen für die täglichen Fahrten zwischen Wohnung und erster Tätigkeitsstätte als Werbungskosten angeben. Für jeden Arbeitstag ist lediglich eine Fahrt anzusetzen, maßgeblich ist somit die reine Entfernung und nicht die tatsächlich gefahrene Tagesstrecke. Weiterhin kann die Pauschale einmal wöchentlich für Familienheimfahrten in Anspruch genommen werden. Die gesetzliche Grundlage für die Fahrtkostenpauschale ist im Einkommensteuergesetz in § 9 Abs. 1 bis 4 EStG geregelt.
Seit dem Jahr 2004 gilt eine Pauschale von 0,30 Euro je Entfernungskilometer. Im Gesetz zur Umsetzung des Klimaschutzprogramms 2030 im Steuerrecht ist eine zeitlich befristete Anhebung des Pauschalbetrags geregelt. Ursprünglich war für die Jahre 2021 bis 2023 ab dem 21. Kilometer eine höhere Pauschale von 0,35 Euro sowie für den Zeitraum 2024 bis 2026 eine Erhöhung auf 0,38 Euro geplant. Im Zuge des Steuerentlastungsgesetzes 2022 wurde die Anhebung vorgezogen, die Fahrtkostenpauschale ab 2022 beträgt somit 0,38 Euro. Nachfolgend ein Überblick der aktuell geltenden Sätze:
Die Erhöhung der Fahrtkostenpauschale für 2022 bis 2026 gilt ausschließlich für einen den 20. Kilometer übersteigenden Teil der Fahrstrecke. Somit ist auch bei längeren Strecken für die ersten 20 Kilometer ein Wert von 0,30 Euro je Kilometer anzusetzen.
Als erste Tätigkeitsstätte gilt eine betriebliche Einrichtung, der ein Arbeitnehmer dauerhaft zugeordnet ist. Falls ein Arbeitnehmer an unterschiedlichen Orten tätig ist, wird vom Arbeitgeber in der Regel ein Arbeitsort als erste Tätigkeitsstätte bestimmt. Diese Zuordnung gilt in Bezug auf die Fahrtkostenpauschale auch in steuerrechtlicher Hinsicht. Gemäß aktueller Rechtsprechung fallen auch weiträumige bzw. großräumige Tätigkeitsgebiete wie beispielsweise Flughäfen, Werksgelände, Bahnhöfe oder Zustellbezirke unter den Begriff der ersten Tätigkeitsstätte (siehe BFH-Urteile vom v. 11.4.2019, VI R 40/16 und VI R 12/17).
Für jeden Arbeitstag ist lediglich die einfache Wegstrecke von der Wohnung zur ersten Tätigkeitsstätte anzurechnen. Die Rückfahrt am Ende eines Arbeitstages wird nicht berücksichtigt. Diese Regelung gilt auch in Fällen, in denen ein Arbeitnehmer aus beruflichen Gründen mehrmals täglich zwischen Wohnung und Arbeit pendelt.
Maßgeblich ist grundsätzlich die kürzeste Entfernung zwischen Wohnung und Arbeitsstätte. Anzurechnen sind ausschließlich volle Kilometer, Werte hinter dem Komma sind abzurunden. In bestimmten Fällen können Arbeitnehmer durchaus längere Straßenverbindungen angeben. In diesem Fall müssen Sie zweifelsfrei darlegen, dass Sie diese Strecke tatsächlich regelmäßig gefahren sind. Zudem muss die Verbindung nachweislich verkehrsgünstiger sein. In diesem Fall ist empfehlenswert, Nachweise wie beispielsweise Zeitungsartikel zu Staumeldungen, Straßensperrungen und ähnliche Nachrichten zu sammeln.
Anzurechnen sind ausschließlich Fahrten, die tatsächlich erfolgt sind. Bei einer Fünftagewoche sind ca. 220 bis 230 Tage anrechenbar, Urlaubs- und Krankheitstage sind abzuziehen. Arbeitstage im Homeoffice sind ebenfalls nicht ansetzbar, dies ist insbesondere für das Steuerjahr 2021 sowie für die Fahrtkostenpauschale 2022 relevant. Alternativ greift hier die Homeoffice-Pauschale (fünf Euro pro Tag).
Der Gesetzgeber gibt für die Fahrtkostenpauschale in bestimmten Fällen einen jährlichen Höchstbetrag von 4.500 Euro vor, dies gilt bei:
– Fahrten mit öffentlichen Verkehrsmitteln, sofern sich höhere Fahrkartenpreise nicht nachweisen lassen
– Fußgängern sowie Fahrten mit Motorroller, Motorrad oder Fahrrad
– Fahrgemeinschaften (Begrenzung gilt ausschließlich für Fahrten als Mitfahrer)
Falls Sie jedoch Ihr eigenes Fahrzeug oder einen zur Verfügung gestellten Dienstwagen nutzen, können Sie durchaus auch höhere Kosten ansetzen. In der Regel müssen Sie für die Geltendmachung der Entfernungspauschale zwar keine Belege einreichen, bei überschrittener Höchstgrenze sind allerdings durchaus Nachweise vorzulegen. Nachzuweisen ist, dass Sie tatsächlich mit dem eigenen Auto bzw. mit dem Dienstfahrzeug gefahren sind (z. B. Fahrtenbuch oder Tachostand laut Werkstattrechnung).
Wenn ein Arbeitnehmer unterschiedliche Verkehrsmittel für den Weg zur Tätigkeitsstätte nutzt, ist die Entfernungspauschale in mehreren Schritten zu berechnen. Dies ist beispielsweise bei der Nutzung von Park & Ride der Fall. Auch in diesen Fällen ist zunächst die kürzeste Straßenverbindung zu ermitteln. Im nächsten Schritt sind die Teilstrecken zu erfassen, die auf die verschiedenen Verkehrsmittel entfallen.
Bei mehreren Wohnungen ist entscheidend, wo sich Ihr Lebensmittelpunkt befindet. Liegt die Zweitwohnung näher am Arbeitsplatz, muss die weiter entfernt liegende Wohnung zweifelsfrei als Hauptwohnsitz und Lebensmittelpunkt erkennbar sein.
Bei doppelter Haushaltsführung können Arbeitnehmer einmal pro Woche eine Familienheimfahrt ansetzen. Für Fernpendler gilt auch hier die höhere Fahrtkostenpauschale 2022. Zahlt der Arbeitgeber steuerfreie Leistungen für Familienheimfahrten, sind diese Beträge auf die angesetzte Entfernungspauschale für diese Fahrten anzurechnen.
Das Verkehrsmittel ist nicht entscheidend, die Pauschale gilt gleichermaßen für Fußgänger, Radfahrer, Motorradfahrer, Autofahrer sowie Nutzer von öffentlichen Verkehrsmitteln wie Bus und Bahn. Lediglich Flüge sind von dieser Regelung ausgenommen. Es gilt die Fahrtkostenpauschale, die realen Aufwendungen spielen keine Rolle. Überschreiten Ihre tatsächlichen Kosten den maximalen Pauschbetrag von 4.500 Euro, können Sie alternativ alle Belege als Nachweise aufbewahren. Bis vor einigen Jahren prüften die Finanzbehörden tageweise, ob die Aufwendungen für öffentliche Verkehrsmittel die Maximalpauschale überschritten. Seither erfolgt lediglich eine auf das Steuerjahr bezogene Prüfung (siehe FG Münster, Urteil vom 01.04.2014, Az. 11 K 2574/12 E).
Mit der Entfernungspauschale sind alle Aufwendungen abgegolten, die durch die Fahrt zur ersten Tätigkeitsstätte entstanden sind, für Familienheimfahrten gilt dies entsprechend. Neben Verschleiß und Reparaturen, Betriebskosten (Kraftstoff, Motoröl, Inspektionen etc.), Kfz-Steuer, Versicherungsbeiträgen sind auch weitere Kosten wie Parkgebühren oder Finanzierungskosten abgedeckt. Leasingsonderzahlungen für geleaste Fahrzeuge sind durch die Pauschale bereits abgegolten, dies entschied der Bundesfinanzhof (BFH) mit Urteil vom 15.04.2010 (siehe VI R 20/08, BStBl II 2010, 805). Gemäß BMF-Schreiben vom 31.10.2013 (siehe BStBl I 2013, 1376, Tz. 1.1 und 4: Unfallkosten) sind Unfallkosten neben der Entfernungspauschale als außergewöhnliche Aufwendungen zu berücksichtigen.
Grundsätzlich hat in Deutschland jeder Arbeitnehmer Anspruch auf die Anrechnung der Entfernungspauschale. Die geleistete Arbeitszeit und die Art des Beschäftigungsverhältnisses (Ausbildung, Teilzeit, Vollzeit) sind nicht entscheidend. Auch die Strecke ist irrelevant, selbst bei einem Arbeitsweg von zwei Kilometern kann die Pauschale angesetzt werden. Selbstständige können beruflich begründete Fahrtkosten als Betriebsausgaben absetzen, für Fahrten von der Wohnung zur Betriebsstätte kann die Entfernungspauschale in Anspruch genommen werden (siehe § 4 Abs. 5 Nr. 6 in Verbindung mit § 9 Abs. 1 Nr. 4 EStG).
Der Fahrtkostenzuschuss ist eine freiwillige Zusatzleistung seitens der Arbeitgeber, ein gesetzlicher Anspruch besteht nicht. Viele Unternehmen zahlen diesen Ausgleich, um ihre Mitarbeiter bei den Fahrtkosten finanziell zu entlasten. Ebenso wie bei der Fahrtkostenpauschale werden pro Arbeitstag für die einfache Strecke zur Arbeit 0,30 Euro pro Kilometer erstattet. Es ist zu beachten, dass der Fiskus den Zuschuss pauschal mit einem Steuersatz von 15 Prozent versteuert, zusätzlich fallen im Einzelfall Solidaritäts- und Kirchensteuer an. Für den die Werbungskosten überschreitenden Betrag greift eine individuelle Besteuerung und er wird zudem sozialversicherungspflichtig. Arbeitnehmer profitieren von diesem Fahrtkostenzuschuss, im Vergleich zur klassischen Gehaltserhöhung sind keine höheren Abgaben für Kranken- und Arbeitslosenversicherung zu zahlen.
Nutzen Sie Google Maps oder vergleichbare Routenplaner, um die kürzeste Entfernung zwischen Wohnung und Arbeitsstelle zu ermitteln.
Tragen Sie Krankheits- und Urlaubstage und Dienstreisen im Kalender Ihres Handys ein, dies erleichtert Ihnen die genaue Ermittlung der Arbeitstage.
Stellen Sie einen Antrag auf Lohnsteuerermäßigung und profitieren Sie bereits im laufenden Steuerjahr von einem geringeren Lohnsteuerabzug. Die Werbungskosten werden in diesem Fall monatlich bereits als Freibetrag berücksichtigt. Von dieser Möglichkeit können Sie Gebrauch machen, wenn Sie Werbungskosten von mehr als 1.600 Euro veranschlagen können oder die Sonderausgaben bzw. andere abzugsfähige Beträge den Grenzwert von 600 Euro überschreiten.
Arbeitnehmer mit einer Behinderung können für die Fahrten zwischen Wohnung und erster Tätigkeitsstätte anstelle der Entfernungsstelle auch die tatsächlichen Kosten absetzen. Dazu ist jedoch eine Minderung der Erwerbsfähigkeit um mindestens 70 Prozent bzw. mindestens 50 Prozent in Verbindung mit einer erheblichen Gehbehinderung (Kennzeichen G oder aG im Behindertenausweis) erforderlich. Alternativ können für die Hin- und Rückfahrt ohne Einzelnachweis auch 0,30 Euro je Kilometer als Entfernungspauschale angesetzt werden.
Das Thema Aufwandsentschädigung ist sehr komplex und hält einige Fallstricke bereit. Sie haben Fragen zum Thema oder wünschen eine Beratung? Die Pandotax Steuerberatungsgesellschaft ist gerne für Sie da und steht Ihnen mit Rat und Tat zur Seite.
Dirk Wendl ist schon sein gesamtes Berufsleben im Bereich Steuern tätig. Nach einer Ausbildung als Steuerfachangestellter und einer Fortbildung zum Bilanzbuchhalter absolvierte er nach einer weiteren umfangreichen Ausbildung 2006 die Prüfung als Steuerfachwirt und Steuerberater. Seit 2015 ist er geschäftsführender Gesellschafter der Pandotax Steuerberatungsgesellschaft in Köln. Dirk Wendl hat sich seitdem vor allem als Spezialist für Internationales Steuerrecht, E-Commerce und als Digitalisierungsexperte einen deutschlandweit guten Ruf erarbeitet.
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