Auch die Rechnungsstellung bleibt von der digitalen Revolution nicht unberührt. Ab dem Jahr 2025 wird die Verwendung der elektronischen Rechnung, auch bekannt als E-Rechnung, für sämtliche Unternehmen obligatorisch sein. Nicht nur der florierende E-Commerce, sondern auch der herkömmliche Einzelhandel – angefangen beim kleinen Lebensmittelgeschäft an der Ecke bis hin zum großen Elektrofachmarkt – ist von dieser Veränderung betroffen.
Inhaltsverzeichnis
Die wesentlichen Aspekte auf einen Blick:
- Ab dem Jahr 2025 wird die E-Rechnung für jeden verpflichtend sein.
- Die neuen Hauptakteure am Himmel der Rechnungen sind XML, XRechnung und ZUGFeRD.
- Es gibt zahlreiche Vorteile wie Zeitersparnis, Kostensenkung und erhöhte Sicherheit.
- Eine revisionssichere Archivierung ist entscheidend für den Vorsteuerabzug.
- Ein früher Umstieg bringt Vorteile sowohl in Bezug auf die Einhaltung der Vorschriften als auch im Wettbewerb.
Was ist präzise eine E-Rechnung?
Eine elektronische Rechnung übertrifft lediglich eine digitale Reproduktion einer Papierrechnung. Es handelt sich um ein geordnetes Datendokument, das eine grundlegende Veränderung im gesamten Rechnungsprozess bewirkt. Die elektronische Rechnung wird üblicherweise in standardisierten Formaten wie XML, XRechnung oder ZUGFeRD übermittelt. Die Strukturen erlauben eine reibungslose Einbindung in Systeme für Unternehmensressourcenplanung und Buchhaltung, was zu Zeitersparnis und Fehlerreduzierung führt.
Durch diese digitale Transformation erfährt die Rechnungspflicht und die zugehörige Rechnungsstellung eine grundlegende Veränderung. Sowohl der Aussteller der Rechnung als auch der Empfänger der Rechnung müssen sich auf neue Prozesse vorbereiten.
Die neuen Standards sind XML, XRechnung und ZUGFeRD.
XML, die Abkürzung für Extensible Markup Language, gilt als führender Standard für elektronische Rechnungen. Das Format XRechnung, das speziell für den Gebrauch in der öffentlichen Verwaltung konzipiert wurde, nutzt ebenfalls XML als Grundlage. ZUGFeRD vereint hingegen PDF und XML, was es besonders nutzerfreundlich gestaltet.
Die Vorzüge dieser Formate umfassen strukturierte Datenübertragung, Anpassungsfähigkeit an diverse Geschäftsmodelle, internationale Kompatibilität sowie unkomplizierte Validierung und Fehlererkennung.
Die Verpflichtung zur E-Rechnung ergibt sich aus dem Onlinezugangsgesetz (OZG) und der Verordnung über elektronische Rechnungsstellung (E-RechV). Es wird von diesen Richtlinien verlangt, dass sie in deutsches Recht überführt werden, was dazu führt, dass der Bund, die Länder und die Kommunen dazu verpflichtet sind, ihre Verwaltungsleistungen zu digitalisieren.
Dank diverser Sicherheitsvorkehrungen sind elektronische Rechnungen häufig sicherer als ihre auf Papier basierenden Vorläufer.
- Die Authentizität des Absenders wird durch digitale Signaturen sichergestellt.
- Während der Übertragung schützt Verschlüsselung die Daten.
- Manipulationsversuche werden durch Prüfsummen aufgedeckt.
- Der genaue Zeitpunkt der Erstellung wird durch Zeitstempel dokumentiert.
Es wird ein zentrales Meldesystem implementiert, das den Austausch von E-Rechnungen überwacht und protokolliert. Dies trägt zur Steigerung der Transparenz bei und vereinfacht den Kampf gegen Steuerbetrug.
Die unveränderliche Archivierung ist von entscheidender Bedeutung für die Möglichkeit des Vorsteuerabzugs. Die Grundsätze zur ordnungsgemäßen Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form (GoBD) legen eindeutige Leitlinien fest:
- Die Daten, die gespeichert sind, dürfen nicht verändert werden.
- Es müssen alle relevanten Informationen vollständig sein.
- Alle Prozesse müssen nachvollziehbar sein.
- Die Daten müssen für Prüfzwecke verfügbar sein.
Alle Branchen sind von der Verpflichtung zur E-Rechnung betroffen, jedoch nicht in gleichem Maße
Jeder Bereich stellt spezifische Anforderungen dar. Im Bereich des elektronischen Handels beinhalten die Herausforderungen:
- Die Einbindung von Marktplatz-Transaktionen
- Die Interaktion mit Kunden aus verschiedenen Ländern und Steuersystemen
- Die Verwaltung großer Transaktionsmengen
Im Bereich des stationären Handels beinhaltet die Umstellung der Kassensysteme, die Schulung des Verkaufspersonals sowie die Erfassung von E-Mail-Adressen am Point of Sale.
Im Bereich des Bauwesens werden folgende Aspekte berücksichtigt:
- Einbeziehung von Teilzahlungsrechnungen
- Beachtung von langfristigen Projekten und Zusatzleistungen
- Handhabung von variierenden Baustellenadressen
E-Rechnungen ab dem Jahr 2025
Ab dem Jahr 2025 wird es erforderlich sein, eine gültige E-Rechnung vorzulegen, um den Vorsteuerabzug geltend machen zu können. Es ist erforderlich, dass Unternehmen berücksichtigen:
- Es ist erforderlich, dass alle obligatorischen Angaben formell korrekt sind.
- Die Buchung sollte zeitnah erfolgen.
- Es besteht die Verpflichtung, die Echtheit der Rechnung nachzuweisen.
Regelungen für Kleinbetragsrechnungen bis 250 € sowie die Akzeptanz von Papierrechnungen bis Ende 2026 (nach Zustimmung des Empfängers) und eine verlängerte Umstellungsfrist bis Ende 2027 für Kleinunternehmen mit einem Jahresumsatz von weniger als 800.000 € sind Ausnahmen und Übergangsregelungen.
Die Implementierung der E-Rechnung ist Teil eines Vorhabens auf EU-Ebene, das darauf abzielt, das Rechnungswesen zu vereinheitlichen. Das Ziel besteht darin, den Handel über Grenzen hinweg zu vereinfachen, den Verwaltungsaufwand zu verringern und die digitale Wirtschaft in Europa zu fördern.
Zwar mag die Umstellung auf E-Rechnungen anfangs als schwierig erscheinen, jedoch eröffnet sie auch beträchtliche Möglichkeiten. Firmen, die aktiv vorgehen, haben die Möglichkeit, nicht nur Ausgaben zu reduzieren und Abläufe zu verbessern, sondern auch einen Vorsprung im Wettbewerb zu erlangen.
Was ist unser Rat?
Beginnen Sie nun, sich mit dem Thema zu beschäftigen. Beginnen Sie so früh wie möglich, um einen reibungsloseren Übergang zu gewährleisten. Die E-Rechnung markiert nicht das Ende der herkömmlichen Buchhaltung, sondern den Beginn einer innovativen und effizienteren Ära.
Gerne unterstützen wir Sie! Lassen Sie uns gemeinsam schauen, welche Maßnahmen für Ihre Unternehmen am besten geeignet sind. Sie möchten mehr erfahren?
Häufig gestellte Fragen
Auf welcher rechtlichen Grundlage wird die Verpflichtung zur E-Rechnung gestützt?
Die Verpflichtung zur E-Rechnung ergibt sich aus dem Gesetz zur Digitalisierung der Verwaltung (OZG) und der Verordnung über elektronische Rechnungen (E-RechV).
In welchen Punkten unterscheidet sich ZUGFeRD von reinem XML?
ZUGFeRD verbindet eine PDF-Datei mit integrierten XML-Daten, im Gegensatz dazu ist XRechnung ausschließlich im XML-Format verfügbar.
Welche Funktion hat die USt-IdNr. im Zusammenhang mit E-Rechnungen?
Bei grenzüberschreitenden Geschäften innerhalb der EU muss die Umsatzsteuer-Identifikationsnummer auf der E-Rechnung zwingend angegeben werden.
Welche Daten braucht maBestehen spezielle Merkmale bei elektronischen Rechnungen im Business-to-Consumer-Sektor?n für die Liquiditätsplanung?
Im Bereich des Business-to-Consumer (B2C) ist die elektronische Rechnungsstellung noch nicht obligatorisch, jedoch wird sie bereits von vielen Unternehmen angeboten.
Wie erfolgt die Behandlung von E-Rechnungen während einer Betriebsprüfung?
Der Betriebsprüfer verfügt über drei Optionen für den Zugriff: direkten Datenzugriff (Z1), Überlassung von Datenträgern (Z2) oder Auswertung durch das geprüfte Unternehmen (Z3).
Welche Funktion hat die E-Rechnung im Zusammenhang mit dem Reverse-Charge-Verfahren?
Selbst im Reverse-Charge-Verfahren ist es zwingend erforderlich, eine korrekte E-Rechnung auszustellen, die vom Empfänger um die Steuerschuldnerschaft ergänzt werden muss.
Wie wird sich die Zukunft der E-Rechnung entwickeln?
Es zeichnet sich ab, dass die Automatisierung weiter zunehmen wird, eventuell sogar durch die Integration von KI und Blockchain-Technologien.
Mit welchen Strafen muss man rechnen, wenn man die Pflicht zur Einreichung von E-Rechnungen nicht erfüllt?
Konkrete Sanktionen sind noch nicht endgültig festgelegt, jedoch ist es wahrscheinlich, dass Geldstrafen verhängt werden und die Möglichkeit des Vorsteuerabzugs entfällt.
