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Die Gelangensbestätigung dient als Nachweis für die Umsatzsteuerfreiheit bei innergemeinschaftlichen Lieferungen. Ein Verbringungsnachweis dokumentiert, dass die Ware tatsächlich in das übrige Gemeinschaftsgebiet gelangt ist. Liefern Sie Waren an Unternehmen im EU-Ausland und erfüllen alle Voraussetzungen, dürfen Sie die entsprechenden Rechnungen ohne Umsatzsteuer ausstellen. Fehlt dieser Nachweis, ist das Finanzamt zur nachträglichen Festsetzung der Steuer berechtigt. Dieser Beitrag erläutert die Nachweispflicht, die maßgeblichen Voraussetzungen und die erforderlichen Inhalte eines Gelangensbestätigung-Musters.
Die Gelangensbestätigung ist ein Beleg dafür, dass der Liefergegenstand bei einer innergemeinschaftlichen Lieferung in das übrige Gemeinschaftsgebiet gelangt ist. Die Einführung einer einheitlichen Nachweispflicht sollte die Dokumentation umsatzsteuerbefreiter Lieferungen im innergemeinschaftlichen Lieferverkehr erleichtern. Ab 01. Januar 2012 sollte die Gelangensbestätigung als Nachweis fungieren. Aufgrund mangelnder Praxistauglichkeit stand die vorgesehene Anwendung jedoch stark in der Kritik. Als Folge der zahlreichen Proteste aus unterschiedlichen Bereichen der Wirtschaft sahen die Finanzbehörden zunächst davon ab, eingereichte Nachweise gemäß den bis 31. Dezember 2011 geltenden Regelungen zu beanstanden.
Am 22. März 2013 stimmte der Bundesrat der modifizierten Verordnung mit den neuen Nachweispflichten für innergemeinschaftliche Warenlieferungen zu (Elfte Verordnung zur Änderung der Umsatzsteuer-Durchführungsverordnung). Die maßgeblichen Einzelheiten enthält das Einführungsschreiben des BMF vom 16.9.2013 (IV D 3 – S 7141/13/10001). Danach ist nicht in jedem Fall eine Gelangensbestätigung erforderlich: Auch andere Nachweise werden anerkannt, wenn sie die erforderlichen Informationen enthalten. Daher ist eine Gelangensbestätigung als ausfüllbares PDF nur eine mögliche Form des Nachweises.
Die Verwaltungsvorschriften zu den Beleg- und Buchungsnachweispflichten bei steuerfreien innergemeinschaftlichen Lieferungen traten zum 01. Oktober 2013 in Kraft. Bis 31. Dezember 2013 galt eine Übergangsfrist, während der auch Nachweise nach den bisherigen Regelungen akzeptiert wurden. Seit dem 01. Januar 2014 gelten ausschließlich die neuen Regelungen.
Für dieses Nachweisdokument bestehen keine expliziten Formvorgaben; die vorgeschriebenen Pflichtangaben müssen jedoch vollständig enthalten sein. Diese können sich auch aus mehreren gemeinsam vorgelegten Dokumenten ergeben. Bei mehreren Sendungen ist neben Einzelbestätigungen außerdem eine Sammelbestätigung möglich. Eine Vorlage für die Gelangensbestätigung ist daher nicht zwingend erforderlich. Der Nachweis kann ebenso durch einen Dokumentensatz erbracht werden, beispielsweise durch:
Gelangensbestätigung – was ist das und wie wird sie übermittelt? Sie können die Gelangensbestätigung oder den Dokumentensatz in schriftlicher oder elektronischer Form an das Finanzamt übermitteln. Entscheidend ist, dass die innergemeinschaftliche Lieferung die maßgeblichen Voraussetzungen erfüllt und sämtliche Pflichtangaben aus den eingereichten Dokumenten hervorgehen.
Für die Sprache der Gelangensbestätigung bestehen grundsätzlich keine festen Vorgaben: Sie kann in jeder in der EU gesprochenen Sprache verfasst werden. Eine Gelangensbestätigung als PDF in deutscher, englischer oder französischer Sprache ist ohne zusätzliche Übersetzung möglich. Bei anderen Sprachen ist hingegen zusätzlich eine amtlich beglaubigte Übersetzung erforderlich (siehe Abschn. 6a.4 Abs. 5 UStAE).
§ 17a UStDV regelt die Gelangensvermutung als Nachweis für die Steuerfreiheit innergemeinschaftlicher Lieferungen. Sie greift, wenn der versendende Unternehmer den Versand bestätigt und die vorgeschriebenen Belege vorlegen kann. Für eine Gelangenbestätigung können laut Absatz 2 Nummer 1 folgende Belege als Nachweise dienen:
Darüber hinaus nennt § 17a Abs. 2 Nr. 2 UStDV weitere Belege, die als Nachweis anerkannt werden:
Gemäß § 17a Abs. 1 Nr. 1 UStDV führt der Exporteur den Nachweis durch die Vorlage von zwei sich nicht widersprechenden Transportdokumenten, beispielsweise einem Konnossement oder einem CMR-Frachtbrief. Die Dokumente müssen von zwei unterschiedlichen Drittparteien stammen, die weder Lieferant noch Abnehmer sind und unmittelbar an der innergemeinschaftlichen Lieferung beteiligt waren. Bei Abholfällen ist die Gelangensbestätigung nach § 17b Abs. 2 Satz 1 Nr. 2 UStDV der übliche Nachweis; hierfür kann eine Gelangensbestätigung-Vorlage die vollständige Erfassung der erforderlichen Angaben erleichtern.
In bestimmten Fällen ist es sinnvoll, eine Sammelbestätigung auszustellen. Falls beispielsweise regelmäßig Lieferungen an einen bestimmten Absender erfolgen oder eine Lieferung mehrere Waren umfasst, müssen Sie nicht grundsätzlich für jeden Vorgang ein separates Gelangensbestätigung-Muster durch den Abnehmer ausfüllen lassen. Mit einer Sammelbestätigung können Umsätze von maximal einem Quartal zusammengefasst werden (siehe § 17b Abs. 2 Satz 2 und 3 UStDV). Auch in einer Sammelbescheinigung ist für jede Lieferung das konkrete Transportende zu erfassen.
Eine Gelangensbestätigung ist gemäß § 17b UStDV ausschließlich bei bestimmten innergemeinschaftlichen Geschäften erforderlich. Die Steuerfreiheit ist an nachfolgende Voraussetzungen gebunden:
– innergemeinschaftliche Lieferung (in ein anderes EU-Land, z. B. von Deutschland nach Frankreich / siehe § 6a Abs. 1 Satz 1 Nr. 1 UStG)
– Geschäft erfolgt als bewegte Lieferung (siehe § 3 Abs. 6 UStG)
– der Kunde ist Unternehmer und verfügt über eine ausländische Umsatzsteuer-Identifikationsnummer
– der Kunde hat die Ware für sein Unternehmen erworben
– Warenerwerb unterliegt beim Käufer der dortigen Umsatzbesteuerung (Kunde ist zur Durchführung der Erwerbsbesteuerung verpflichtet)
– die gekaufte Ware ist beim Kunden im EU-Mitgliedsstaat angekommen
Für die Steuerfreiheit bei innergemeinschaftlichen Lieferungen gelten die gesetzlichen Vorgaben in den §§ 4 Nr. 1b und 6a UStG sowie in den §§ 17a bis 17c UStDV. Weiterhin stellt das Bundesfinanzministerium (BMF) im Umsatzsteuer-Anwendungserlass (UStAE) ausführliche Informationen zu den gesetzlichen Vorgaben und Regelungen zur Verfügung.
Auch wenn für die Gelangensbestätigung keine expliziten Formvorgaben existieren, müssen dennoch bestimmte Pflichtangaben enthalten sein:
Bis 2019 was die Gelangensbestätigung grundsätzlich zu unterzeichnen, seit dem Kalenderjahr 2020 ist dies jedoch nicht in jedem Fall unbedingt erforderlich. Falls Sie eine elektronische Übermittlung der Gelangensbestätigung vornehmen, kann die Unterzeichnung durch den Abnehmer entfallen. In diesem Fall muss jedoch eindeutig nachvollziehbar sein, dass die Nachweis-Übermittlung im Verfügungsbereich des genannten Abnehmers begonnen hat.
Gemäß § 6 Abs. 4 Satz 1 UStG muss der Unternehmer (Lieferant) den Abnehmer der Lieferung nachweisen. Die Gelangensbestätigung wird vom Abnehmer der Waren ausgestellt, unterzeichnet und schriftlich oder elektronisch übermittelt. Alternativ kann die Gelangensbescheinigung bei Anlieferung auch direkt dem Spediteur ausgehändigt werden, sofern eine Beauftragung durch den Zulieferer erfolgt ist. Lehnt der Spediteur die Entgegennahme der Bestätigung ab, ist es die Aufgabe des Unternehmers (Lieferant), den Abnehmer zur Übermittlung des Dokuments zu bewegen. Der Nachweis der vorliegenden Voraussetzungen für die Steuerfreiheit ist zwingend durch den Unternehmer zu erfolgen und kann grundsätzlich nur mittels Gelangensbestätigung oder Alternativnachweise (Belege und Aufzeichnungen) erbracht werden.
Die Spediteurbescheinigung ist ein anerkannter Alternativnachweis und muss nach § 17b Abs. 3 Satz 1 Nr. 1 Buchst. b UStDV folgende Angaben enthalten:
Die Bestätigung kann gleichermaßen in schriftlicher oder elektronischer Form erfolgen. Bei einer elektronischen Übermittlung (z. B. per Mail) muss auch hier ersichtlich sein, dass der Ursprung beim Abnehmer liegt. Der Nachweis mittels Spediteurbescheinigung kann sich aus der Vorlage mehrerer Dokumente ergeben, die sich nicht zwingend aufeinander beziehen müssen. In der Regel steht die Speditionsbestätigung ausschließlich mit einer bereits erfolgten Lieferung in Zusammenhang. Im Einzelfall kann auch eine Spediteursbescheinigung über die lediglich beabsichtigte Verbringung ausreichen, in diesem Fall müssen jedoch weitere Nachweise vorliegen (z. B. Überweisungsbeleg über die Zahlung des Liefergegenstands).
Für den Lieferanten und den Abnehmer bedeutet die Gelangensbestätigung einen bürokratischen Mehraufwand, bei hohen Liefermengen kann sich diese Anforderungen sogar stark einschränkend auswirken. Da Sie als Unternehmer auf die Übermittlung der Bescheinigung durch den Kunden angewiesen sind, ist es sinnvoll, dem Abnehmer ein bereits ausgefülltes Dokument zu übermitteln. Ein einfach gestaltetes Musterdokument, in dem bereits die wesentlichen Angaben enthalten sind, erleichtert dem Kunden die Arbeit. Er muss lediglich noch den Zeitpunkt des Warenerhalts, das Ausstellungsdatum und die Unterschrift ergänzen. Sie profitieren von einer zügigen Rückgabe des Dokuments und können die Voraussetzungen für die Steuerfreiheit sicher nachweisen.
Das BMF stellt zwar Mustertexte zur Verfügung, diese sind jedoch aufgrund Ihres behördlichen Charakter wenig praktikabel und daher im grenzübergreifenden Warenverkehr nicht empfehlenswert. Wir haben selbst ein Gelangensbestätigung-Muster-Dokument erstellt, um Ihnen die Erfassung der Bestätigung deutlich zu erleichtern.
Bei Abholfällen ist die Gelangensbestätigung nach § 17b Abs. 2 Satz 1 Nr. 2 UStDV der übliche Nachweis. Sie dient dazu, das Gelangen der Ware in das übrige Gemeinschaftsgebiet zu dokumentieren.
Bei mehreren Sendungen kann anstelle einzelner Bescheinigungen eine Sammelbestätigung verwendet werden. Auch dabei müssen die notwendigen Angaben zu den erfassten innergemeinschaftlichen Lieferungen vollständig aus den Unterlagen hervorgehen.
Verwenden Sie zur Sicherheit ein Gelangensbestätigung-Muster. Sie erleichtern Ihren Kunden die Arbeit und profitieren von einer sicheren Erfüllung Ihrer Nachweispflicht. Sie haben Fragen zur Gelangensbescheinigung, wünschen eine Beratung oder benötigen Hilfe bei anderen Steuer-Themen? Die Pandotax Steuerberatung GmbH steht Ihnen gerne mit umfassender Expertise zur Seite – wenden Sie sich vertrauensvoll an Ihre zuverlässigen Steuerexperten.
Dirk Wendl ist schon sein gesamtes Berufsleben im Bereich Steuern tätig. Nach einer Ausbildung als Steuerfachangestellter und einer Fortbildung zum Bilanzbuchhalter absolvierte er nach einer weiteren umfangreichen Ausbildung 2006 die Prüfung als Steuerfachwirt und Steuerberater. Seit 2015 ist er geschäftsführender Gesellschafter der Pandotax Steuerberatung GmbH in Köln. Dirk Wendl hat sich seitdem vor allem als Spezialist für Internationales Steuerrecht, E-Commerce und als Digitalisierungsexperte einen deutschlandweit guten Ruf erarbeitet.
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